Ben jij iemand die dat ene mailtje nooit stel vindt? Ben jij zo iemand die het liefst al zijn mail bewaard en dit opslaat in verschillende mapjes? Kun je de betreffende mail dan ook weer snel vinden vinden??? En waar stop je die ene mail die relatie heeft met meerdere projecten of personen?
Met deze 3 tips vind je mail altijd snel terug.

Tip 1: Maak zo min mogelijk mappen

Mijn systeem bestaat uit de volgende 3 hoofdmappen:

• INBOX
• @INBOX Archief
• @Nieuwsbrieven

INBOX

In de inbox komen alle mailtjes, ook de mailtjes die ikzelf heb verstuurd. Deze laat ik laat ik terugkomen in mijn inbox.
Je zult zeggen, deze zitten toch ook in de verzonden berichten…, dat klopt, maar wanneer ze in mijn inbox verschijnen kan ik ze gelijk verwerken en blijft alle correspondentie bij elkaar en houd ik mijn email op orde.

Er zijn eigenlijk maar 2 soorten mail

• mail waar je niets mee hoeft
• mail waar je iets mee moet (of wilt)

Mail waar je niets mee hoeft

Dat is makkelijk, deze lees je (of niet) en  deze gooi je gelijk  in de prullenbak. Vergeet deze niet (voor zover je dat niet al automatisch laat doen) af en toe te legen.

I do love email. Wherever possible I try to communicate asynchronously. I’m really good at email.

Elon Musk

Mail waar je iets mee moet (of wilt)

Dit zijn de interessante mailtjes. Deze blijven dan ook vaak in je mailbox staan, onder het motto “daar moet ik nog wat mee” en in het ergste geval zet je ze ook nog terug op ongelezen. Om overzicht te houden in wat je gedaan hebt en waar je nog wat mee moet, maak ik gebruik van de categorieën.
Categorieën zijn een soort labels die je aan het mailbericht koppelt, maar daarover straks meer.

@INBOX archief

Mailtjes die je hebt gelezen en( in je systeem) hebt verwerkt verplaats je naar @INBOX archief. Zo blijft alleen de mail die je niet hebt gelezen in je INBOX hangen en eventueel wat mailtjes die je binnen korte termijn afhandelt.

Nieuwsbrieven

De nieuwsbrieven worden via een regel automatisch in de map nieuwsbrieven gezet, heb ik zin (en tijd) om een nieuwsbrief te lezen, dan kijk ik in deze map. Een gelezen nieuwsbrief verdwijnt al snel in de prullenbak, want nieuws verandert: A. snel en is B. vaak online terug te vinden, mocht je er naar moeten zoeken.

Verder heb ik nog de mappen:

• Archiefkast
  Hierin komen alle mailtjes van het voorgaande jaar. Jaarlijks archiveer ik van de @INBOX archief naar ARCHIEF, niet gelijk het hele jaar, maar tot een maand of 3 ervoor. Vervolgens wordt door een automatische actie, alle mail ouder dan 5 jaar verwijderd. Mijn ervaring is dat mail, ouder dan 5 jaar, geen waarde meer heeft. Belangrijk zaken die erin staan zijn
  A: al ergens anders opgeschreven,
  B: al uitgevoerd of
  C: niet meer van toepassing.
• Naam in CC:
  Als je je naam in de cc wordt genoemd, is de mail vaak niet voor jou persoonlijk bedoeld en krijg je hem waarschijnlijk vanwege informatieve redenen. Daarom is de mail minder belangrijk dan een persoonlijk gerichte mail en hoeft deze dus niet gelijk zichtbaar te zijn in je mailbox… je zit niet te wachten op werk van anderen.
  Vergeet niet af en toe in deze map te kijken, want er zijn altijd mensen die verwachten dat je er wel wat mee doet.
  

Tip 2: gebruik categorieën

In de meeste mailprogramma’s kun je de mail labelen. Dit is vooral handig als een mail verschillende opdrachten of items bevat.

Zoals ik al schreef, maar ik veel gebruik van categorieen.
De (snel)categorie “wachten op”, welke wordt gebruikt om wekelijks te bekijken op welke antwoorden ik nog wacht. Dit is een snelcategorie, omdat deze automatisch wordt toegevoegd op het moment dat ik in de kolom categorieën klik.

Projecten krijgen hun eigen categorie. Deze nummer ik volgens de volgende definitie 
“[jaar.nummer] Projectnaam” en krijgen de kleur rood. Zo kun je afspraken in de agenda kunnen vervolgens ook labelen met deze categorie. En via de zoekmappen (zie verder) kun je makkelijk alle mail over het project bekijken.

Mail die ik wil bespreken in een bepaalde vergadering krijgen de categorie @naamvanvergadering

Als ik iets moet doen met de mail, en er op terug moet komen, dan krijgt de mail van mij een taakvlaggetje, zodat ik een overzicht heb van alles wat nog gedaan moet worden. Deze taken worden echter ook analoog al overgenomen in mijn Bujo, maar de “taak in mail”  gebruik ik dan weer om de aanvrager op de hoogte te stellen van de voortgang.

Tip 3: Gebruik zoekmappen

Wanneer je volgens deze tips gaat werken, zul je zien dat het zoeken naar mailtjes wordt nu een stuk makkelijker:
In de inbox Archief kun je selecteren op afzender, datum, categorie etc.
Mocht je dat nog lastig vinden, kun je (voor vaak gebruikte categorieën) zoekmappen aanmaken, zodat Outlook alle mailtjes van een bepaald project of persoon, voor je uitzoekt.

Email op orde

Om je mailbox leeg te houden is dus niet heel moeilijk, met een beperkt aantal mappen en een goed systeem houdt jij overzicht en orde!