Het GTD principe kun je prima uitvoeren in een BulletJournal. En dat doe ik dan ook. Ook de actielijsten kun je in je BUJO kwijt.

Eerder schreef ik al hoe ik de verdeling van de de verschillende lijsten van de GTD systematiek toepas in mijn Bujo (GTD in mijn BUJO). Hier wil ik kort vertellen hoe de actielijsten werken en hoe ik dat regel in mijn bujo.

Actielijsten

De actielijsten zijn alle dingen die je moet doen/kan doen, dat betekend niet dat je ze vandaag moet doen, maar wanneer de tijd daarvoor rijp is (of de deadline heel dichtbij komt).
Ik verdeel mijn (actieve) acties volgens het BUJO systeem dus in maandelijks, wekelijks en dagelijks. Ik heb het over actieve acties, omdat je soms ook projecten hebt staan op je “misschien, soms, ooit een keer lijst”. Zolang je daar niets mee kan/wilt doen hoef je de acties die uit deze projecten voortvloeien ook niet in je “actieve” systeem te zetten.

Focus op je doel

Afhankelijk van de prioriteit, de tijd en energie worden de acties uit de betreffende lijsten “geplukt” om uitgevoerd te worden. Wat is je doel, welke projecten krijgen de aandacht?
Volgens het GTD plan je geen acties in, maar doe je ze op het moment dat het uitkomt. Wanneer ik daar op wacht, komt de tijd vaak nooit, dus “plan” ik ze wel in. Ook om acties de aandacht te geven die ze verdienen. Sommige acties kosten nu eenmaal meer tijd als andere en schuif je niet zomaar ergens tussen.

Soms komen er acties voort uit een overleg, notities uit een overleg schrijf ik tussen mijn dagelijkse dingen, vaak omdat het actiepunten zijn. Het betekend niet dat ik deze punten dan moet afwerken, ze krijgen een verwijzing in mijn projectenlijst en worden dan verwerkt. En als het makkelijke zaken zijn, kan het direct.

3 is genoeg

Ik zorg ervoor dat ik 3 actiepunten in mijn daily heb staan die ik moet/wil afronden. Ervaring heeft mij geleerd dat 3 het aantal is wat zeker gehaald gaat worden, alles wat je meer kan doen is meegenomen. Als ik niets opschrijf, gebeurt er ook “niets”, tenminste niet met de dingen waar ik eigenlijk de prioriteit zou moeten leggen. Omdat ik de dag van tevoren plan weet ik wat ik wil doen, maar je kunt je actiepunten ook een context geven. Voor mij is het een functionele afvinklijst en hoewel ik het leuk vind staan en het soms handig is met het terugzoeken, vergeet ik mijn actiepunten vaak te labelen met een context….

Weekly review

Tijdens de weekly review ga ik de projectenlijst langs, om te controleren of er nog openstaande actiepunten zijn en zo ja, waarom ze nog open staan of dat er nieuwe actiepunten zijn ontstaan. Of misschien hebben de acties het doel bereikt en is het project afgerond!

Aan het begin van de maand kijk ik welke projecten/actiepunten ik die maand af wil hebben, aan het begin van de week welke punten (van die maand) ik de week wil hebben afgerond en in de dailies moet ik er dus voor zorgen dat ik deze afwerk.

Zowel mijn BuJo als de projectenlijst zijn nog niet zo oud, dus vandaar dat het nog een beetje lege boel is. Maar ik heb nu al wel het gevoel dat ik overzicht heb over de projecten en al hun notities, actiepunten en eventuele punten waarop je moet wachten.

Hoe organiseer jij je projecten?