Ontdekken

Vaak hebben mensen een systeem nodig om hun werkzaamheden goed te organiseren. Er zijn verschillende productiviteitssystemen te vinden, maar hoe ontdek je wat het beste bij je past? Ik heb een overzicht gemaakt van systemen en methoden die te maken hebben met productiviteit, zodat je een systeem vind dat bij je past, of dat je je eigen systeem ontwikkeld.

Een overzicht van bestaande productiviteitssystemen

Een overzicht van de verschillende systemen die ik gebruik, bekeken of gebruikt heb.

GTD: productiviteit verhogen door taken af te handelen

De afkorting staat voor Getting Things Done en dit is het systeem dat David Allen introduceerde met het gelijknamige boek. Ik heb daar onder andere hier over geschreven

FOCUS GTD: taken afhandelen

ZTD: productiviteit verhogen door doelen te stellen

Zen to Done is de kijk die Leo Babauta heeft op het systeem om productief te zijn. Zijn basisstappen zijn, Verzamelen, Verwerken, Plannen, Doen.
Zijn systeem is gebaseerd op het GTD-systeem, maar focust zich meer op de gewoontes die je moet ontwikkelen om dingen te doen.

FOCUS ZTD: doelen bereiken via gewoontes

Bullet Journal Methode: productiviteit verhogen door niets te vergeten

Ryder Carroll heeft de bullet journal methode ontwikkeld voor zichzelf om orde te scheppen in zijn chaotische denken. Door alles op te schrijven en terug te kijken, vergat hij niets meer. Het systeem ontwikkeld mee met het stadium waarin je leeft. En maakt het simpel om uit te voeren, ook omdat het een analoog systeem is.

FOCUS BULLET JOURNAL: niets vergeten

Second Brain: productiviteit verhogen door informatie te verzamelen

De second brain van Tiago Forte is een systeem opgedeeld in 4 delen, PARA genoemd. Projecten, Area’s, Resources en Archief. Alles wat je consumeert, past in een van deze mappen. Als het bij een project hoort zet je het in de folder van het betreffende project. Ander in de betreffende folder van je area (verantwoordelijkheid of interesse), past het daar niet bij, maar wil je het wel bewaren, dan past het in Resources en anders in het Archief. Alles wat je in de mappen Projecten, Area’s en Resources niet meer gebruikt wordt verzameld in de map Archief, weggooien hoeft dan niet, maar je houdt in de hoofdmappen wel het overzicht.

FOCUS SECOND BRAIN: informatie verzamelen (en gebruiken/publiceren)

Notion gerelateerde productiviteitssystemen

Toen ik eenmaal Notion ontdekte ben ik in het konijnenhol gesprongen van de verschillende systemen die de “influencers” van Notion aanprezen

PPV

Het productiviteitssysteem in Notion van August Bradly.
PPV staat voor de Pillars, Pipelines en Vaults en is gebouwd om je “Focus and Aligment” (focus en richting) te geven.
Pillars zijn de elementen die ons leven onderhouden en richting geven.
Pipelines zijn alle systemen die de elementen met elkaar verbinden, om zo de Pillars vorm te geven. Vooral doelgericht opgezet.
Vaults is de plek waar we alle informatie en kennis opbergen, die ons ondersteunen in alles wat we doen.

FOCUS PPV: alles heeft een doel

Bolts Buckets and Bytes

Dit is het “Bullet Proof” systeem van William Nutt in Notion.
Dit systeem integreert het PARA-systeem, Getting things done en de PPV.
De Buckets zijn je overkoepelende elementen, je Verantwoordelijkheden, deze heeft altijd een relatie met de andere items. Bolts zijn de elementen die voortgang laten zien, zoals projecten, taken en doelen. Bytes zijn alle onderdelen die je werk ondersteunen, je resources.

FOCUS BBB: overzicht en taken doen

Overige Productiviteitssystemen voor het uitvoeren van taken

Doe dat ene ding

We weten dat we niet kunnen multitasken, en soms is alles te veel. Geïnspireerd door het boek “the One Thing” van Gary Keller: Wat is het ene ding wat je vandaag doet, wat je dag fantastisch maakt. Dit ene ding is dus afhankelijk van je energie en kunnen op die dag.

FOCUS The One Thing: iets doen is beter dan niet doen

Eisenhower matrix

Dit is en vierkant verdeelt in de vier blokken:

• Belangrijk en Urgent: Deze taken moet je nu doen
• Belangrijk en Niet Urgent: Plan tijd om deze taken uit te voeren
• Niet Belangrijk en wel Urgent: Probeer deze taken te delegeren indien mogelijk.
• Niet Belangrijk en Niet Urgent: Verwijder deze taken, of reduceer de tijd die je hieraan besteed.

FOCUS Eisenhower Matrix: prioriteren van je taken

Pomodoro techniek

Ik heb al vaker geschreven over deze techniek waarbij de je gebruik maakt van 25 minuten periodes gevolgt door 5 minuten rust. Je kunt deze techniek gebruiken om te starten met een taak maar ook om ermee te stoppen.

FOCUS Pomodoro : starten of stoppen van een taak

Timeblocking

Timeblocking is een andere manier van werken die ik regelmatig toepas. Vooral voor taken die meer tijd kosten of waar je je hoofd goed bij nodig hebt. Blokkeer hiervoor tijd in je agenda, zodat je hier (zoveel mogelijk rustig) aan kunt gaan werken.

FOCUS timeblocking: tijd kunnen besteden aan taken.

KANBAN

Het kanban systeem komt uit de wereld van “lean werken”. Kanban betekent in het japans Visueel Bord. Met kaarten laat je zien waar je in het proces bent. Een bord bestaat uit de volgende kolommen: To Do: alles wat je wilt en moet doen Doing: alles waar je mee bezig bent Done: alles waar je af hebt.

FOCUS KANBAN: visualiseren van het werk en verminderen van het aantal taken waar je tegelijk mee bezig bent.

Hoe maak je je eigen productiviteitssysteem

Wat ik de afgelopen jaren heb geleerd en gelezen over verschillende systeem, dit zijn de basis ingrediënten van een productiviteitssysteem

1. Noteer alles (hou niets in je hoofd, maar in je systeem/notitieboek/telefoon)
2. Kijk regelmatig terug op wat je hebt gedaan en kijk vooruit naar wat je moet doen
3. Start je systeem simpel… als je het op papier kan (of je notepad op je telefoon) dan hoef je je alleen maar zorgen te maken over de taken die je moet doen en niet over de software. (Bekijk Zen to Done of de GTD system)
4. Bouw je systeem uit als je de basis onder controle hebt (je dagelijkse dingen). Bouw dit uit naar de overige zaken die je wilt bereiken (projecten, doelen). Mijn ervaring leert dat dit beter gaat als je je verantwoordelijkheden duidelijk hebt, en vanuit die blik terugkijkt. Zodat je weet dat je met de juiste dingen bezig gaat.

Conclusie

Een goed productiviteitssysteem is belangrijk om je werkzaamheden goed te organiseren. De bovenstaande manieren geven je een richting hoe je je eigen productiviteitssysteem kunt ontdekken. Met een systeem achter de hand zul je efficiënter werken en dus je productiviteit een boost geven.