Het GTD systeem geeft je controle en overzicht
Mijn systeem controle en overzicht te krijgen is de Getting Things Done methode van David Allen. De Getting Things Done systematiek kan moeilijk zijn om volledig onder de knie te krijgen, maar je hoeft niet het hele systeem te doorgronden voordat je ermee kan beginnen. Je hebt er al wat aan als je alleen al je acties op een lijst schrijft: de startbaan in het GTD-systeem.
Activiteiten en Horizonnen
GTD bestaat uit twee stromen: de 5 activiteiten waarmee je controle krijgt. En de 6 horizonnen die je overzicht geven en waardoor je makkelijker prioriteiten kan stellen. De horizonnen zijn de verticale stroom, die zorgt dat alles wat je doet met elkaar verbonden is. De 5 actiestappen zijn de horizontale laag die ervoor zorgt dat de horizonnen onder controle blijven, zodat je overzicht houd op je leven en daarmee controle.
De 5 activiteiten voor controle
De 5 actiestappen die zorgen voor controle zijn:
- Vastleggen. Leg alles vast wat je aandacht heeft. Alles wat je moet doen, waar je aan denkt. Vertrouw niet op je hersenen om het te onthouden en dat ze er op het juiste moment weer mee opkomen.
- Verduidelijken. Wat is het dat je hebt vastgelegd, is het uitvoerbaar? Dan kan het op je actielijst worden gezet, anders is het referentiemateriaal of iets wat je echt wilt behouden. Al het andere kan gewoon weg.
- Organiseer. Plaats het waar het hoort, je agenda, de juiste lijst en label het op die manier. Geef je acties de juiste context, zodat je altijd op de juiste actie kunt kiezen om op dat moment te doen.
- Overdenken. Bekijk je lijsten zo vaak als nodig is en voer een wekelijkse review uit om bij te blijven. Dit verhoogd het vertrouwen in je systeem.
- Betrokken/Doen: gebruik je lijsten om je acties uit te voeren.
De 6 horizonnen voor overzicht
De 6 horizonnen geven je duidelijkheid en dus een beeld van wat belangrijk is om te doen.
Grond/Startbaan: Kalender en acties. Alles wat je dus moet doen.
Horizon 1: Projecten en processen. De dingen die uit meerdere actiestappen bestaan. Waarbij projecten een deadline hebben en processen continue doorgaan.
Horizon 2: Aandachtsgebieden. Waar bij jij allemaal verantwoordelijk voor?
Horizon 3: Doelen en doelstellingen. Wat zijn de kortetermijndromen die je wilt behalen en hoe wil je daar komen?
Horizon 4: Visie. Je langetermijndoelen of dromen.
Horizon 5: Waarden. Wat vind je belangrijk in je leven.
De sleutel tot controle en overzicht is dat je alles vastlegt en je systeem vertrouwt. Volgende week zal ik hebt hebben over de 1e horizon, namelijk de “grondlevel” van acties en agenda-items.
Boeken die ik aanraad om te lezen
dit zijn affiliate links.
In deze boeken staat de theorie van de Getting Things Done methode beschreven.
De basis: Getting Things Done
Uitleg hoe je het kunt gebruiken: Making it All work
