Ik heb al vaker verteld dat ik mijn leven op koers houd met systemen en routines. En naast deze routines zijn er ook hulpmiddelen die deze routines ondersteunen. Ik vind het handig om “back-up” systemen te hebben om mijn hoofd te ontlasten. 

Je hoofd is voor het hebben van ideeën niet om ze te onthouden

Sommige mensen zijn heel goed in het onthouden van van alles. Ik ben alleen goed in het onthouden van dingen waar ik niets aan heb (tenminste zo lijkt het vaak), en daarom vertrouw ik op mijn hulpmiddelen.

Wat gebruik ik om mijn leven op koers te houden

Mijn bullet journal

Ik noem mijn Bullet Journal vaak mijn externe brein en zo functioneert deze ook. In mijn Bullet Journal schrijf ik alles op wat ik moet doen, wil doen, ooit ga doen, wil onthouden. Dit is de eerste plaats waar ik kijk als ik notities zoek of aantekeningen van een meeting. Hierin worden lijsten bijgehouden van projecten en terugblikken op mijn weken en maanden. Eigenlijk functioneert mijn Bullet Journal als een dagboek, maar dan zonder de geschreven reflecties (aangezien mijn bullet journal op mijn werk open ligt zodat ik weet wat ik moet doen).

Mijn digitale kalender

Mijn tweede hulpmiddel is de digitale kalender. Op de meeste werkplekken ontkom je er niet meer aan en in het dagelijks leven vind ik een digitale kalender ook heel makkelijk omdat je je afspraken kunt delen met je partner of familie. Persoonlijk vind ik het prettig om op mijn mobiel alle agenda’s in een overzicht te hebben. In de meeste app’s kun je agenda’s aan en uitzetten naar wens. Maar op mijn werk zie ik alleen mijn werk en dat is ook weer goed om me gefocust te houden op de dingen waar ik mijn geld mee verdien.

In principe komen in mijn agenda alleen:

• afspraken
• wekelijks of maandelijks terugkerende taken
• verjaardagen

Wanneer het heel druk wordt of er zijn taken die veel tijd kosten om af te ronden, dan boek ik een (dag)deel dicht in mijn agenda zodat ik weet dat ik een taak heb waar aan gewerkt moet worden en dat een vergadering misschien dan minder belangrijk is. In elk geval kan de andere partij dan zien dat dit deel al gereserveerd is, want voor je het weet heb je een dag vol vergaderingen (en als ik ergens een hekel aan heb…..)

Een productivity app: Notion

Ik moet bekennen ik ben vaak op zoek naar een app die mijn werk kan doen… maar het komt er altijd op neer dat ik het toch zelf uit moet voeren ;). Maar vorig jaar oktober kwam Notion op mijn pad, met de veelbelovende titel “All-In-One-Workspace”. En het mooie van deze software is dat het sinds vorig gratis te gebruiken is. Kortom ik ben in de wereld van Notion gedoken. Notion is niet zomaar een productivity app, maar als je van Bullet Journaling houdt: Notion is de digitale versie van een Bullet Journal. Deze app/online tool kun/moet je namelijk zo inrichten als je zelf wilt. De leercurve voor het gebruik is voor sommigen misschien wat stijl, maar als je van tabellen en databases houdt dan zit je met Notion zeker goed. En er zijn templates die je kunt gebruiken om mee te starten.

Ik begon met Notion om mijn blog workflow meer structuur te geven, maar op dit moment zit “alles” er in. Project management is nu eenmaal makkelijker in een digitale omgeving, dus hoewel mijn Bullet Journal dus mijn eerste keus is voor het uitvoeren van mijn werk, komt de planning van de taken tegenwoordig uit Notion.

Hoe bepalen deze hulpmiddelen mijn koers

In mijn weekly review bekijk ik al mijn projecten en acties en bepaal wat ik de komende week wil en moet gaan doen. De agenda bepaalt hierin de tijd die ik over heb voor mijn taken, Notion heeft een takenlijst (next action list) en ook de taken die ik in mijn Bullet Journal heb opgeschreven laten zien welke taken ik moet gaan doen. In Notion maak ik een weekschema met een planning wat ik die week wil doen. Dagelijks maak ik aan het eind van de dag een nieuwe daily met de taken die ik morgen wil gaan doen; het plan wat in Notion staat aangevuld of gewijzigd met de taken die zijn toegevoegd gedurende de dag. Mijn Bullet Journal bepaalt dus de koers die die dag gevaren wordt en de waarschuwingen van mijn kalender dat er een afspraak gepland staat. Zo kom ik elke dag productief de dag door.

Conclusie

Hulpmiddelen zijn nodig om je leven op orde te houden en belangrijke dingen niet te vergeten. Sinds ik Notion gebruik heb ik nog meer overzicht over de dingen die ik moet en wil doen. Aangezien ik maar ongeveer 4-6 maanden met een Bullet Journal doe vond ik het overzicht houden over dingen die langer dan deze Bujo-houdbaarheid duurden lastiger, Notion vangt dat gat nu op. Ben je benieuwd hoe ik mijn Notion heb ingericht? Laat dan een comment achter.