KonMari Quest: Papieren (II)

Papieren, een ending story of toch niet?

Twee jaar geleden heb ik mijn papieren al een keer helemaal doorgespit. Maar het was nu toch weer tijd om ze weer eens door te spitten, kortom ronde twee van de KonMari categorie Papieren. En hoewel deze categorie uit lijkt te sterven is het voorlopig nog even nodig, gezien het eindresultaat…

Konmari categorie papieren

Papieren die je moet houden, papieren die je wilt houden, papieren die je houdt omdat je denkt dat je ze moet houden… mappen vol met papieren. De vorige keer had ik de papieren al netjes geordend, dus het verzamelen was niet lastig:

STAP 1: Verzamel alle papieren op 1 plek

Ik had een dag waar ik toevallig niet veel kon, de verwarming werd aangepast, waardoor het niet alleen koud was in huis maar dat ook door het hele huis een mannetje liep. Op zolder was het nog het warmst en laat daar nu de archiefkast staan en vanwege de verbouwing ook de rest van de administratie. Dus dat was heel makkelijk verzamelen…. O nee, ergens achter in mijn knutselkast stonden ook nog mappen, dus die er ook bijgehaald. Verder nog? Ik kon niets verzinnen, maar de stapel mappen en de archiefkast samen maakten al een flinke indruk…

STAP 2: Maak stapels

Maak stapels… maar wat voor stapels?
Ik maakte 3 stapels: 

  1. kan zeker weg
  2. moet zeker bewaard blijven
  3. verder uitzoeken 

STAP 3: Doe weg!

Er was al een hele grote stapel die (weer) weg kon. En schijnbaar had ik de vorige rond toch nog veel gemist, want ik vond zeker papieren die ouder waren dan 2018….

Maar ik had ook nog de stapel : verder uitzoeken. Gelukkig hebben we het internet en betrouwbare bronnen (NIBUD) (want ik vergeet het toch telkens weer)

Wat moet ik bewaren

Er komt steeds minder papier binnen. Maar er is nog wel genoeg te bewaren. Als is het alleen al het sentimentele papierwerk wat ik vind (,dat in een andere categorie van Kon Mari wordt behandeld).







5 jaar bewaren:

De papieren die je nodig hebt voor de belastingen (of de belastingen van jou):

  • uitkeringsspecifities
  • jaaropgaven
  • rekening afschriften
  • tbv kinderopvang en school:
    • overeenkomsten van kinderdagverblijf of gastouder
    • jaaropgaven van kinderdagverblijf of gastouder
    • studiekosten
    • bewijs van inschrijving school
    • bewijs inlevering studentenproduct
  • als je je vervoerskosten kunt opgeven bij de belastingdienst moet je deze bewijzen ook 5 jaar bewaren evenals eventueel taxivervoer naar het ziekenhuis.

3 jaar bewaren

  • Jaarafrekeningen van  gas, elektriciteit, water. Vooral om te vergelijken. Zorg ervoor dat je dit download uit je “mijn” omgeving, omdat je daar bij switchen naar een andere maatschappij niet meer bij kunt.

Alleen de nieuwste versie:

  • verzekeringspapieren
  • pensioenoverzichten

Zo lang als nodig:

  • garantiebewijzen.

STAP 4: Organiseer, Label en ruim op

Alleen maar digitaal?

Je kunt er voor kiezen om alles digitaal te bewaren, ofwel door het te scannen of door het digitaal op te slaan.
Zorg wel voor een backup op een plaats waar je er altijd weer bij kunt. Ik heb nu al verschillende keren meegemaakt dat een dienst waarop ik vertrouwde tijdelijk niet bereikbaar was…. Toch wel vervelend als je dan niet bij je spullen kunt.

Aangezien sommige stukken toch nog steeds als papier binnenkomen, en ik soms het lezen van een papieren versie ook makkelijker vind, zijn deze gearchiveerd in 1 map. Vooral voor alle gegevens die je nodig hebt om je belastingopgave te doen vind ik makkelijker te verzamelen op papier. Maar misschien ben ik daar wel heel ouderwets in.  

Conclusie

Mijn papieren zijn opnieuw gereduceerd en zitten nu nog in 2 mappen en een kwart gevulde archiefkast.

Map 1: alle binnenkomende papieren die korter of langer bewaard moeten blijven (nieuw in = oud uit)

Map 2: alle papieren voor de belastingdienst, gesorteerd op jaar. Dus bij een nieuwe opgave kunnen de papier van 5 jaar ervoor weg, zo blijft de map up-to-date

Archiefkast: alle papieren/document die je af en toe nodig hebt of die bewaard moeten blijven. 

Alles ouder dan 5 jaar hoef je eigenlijk niet te bewaren. Bij sommige producten moet je even uitkijken naar de garantieperiode.
De garantiepapieren bewaar ik tegenwoordig zoals Mari Kondo doet, gewoon in 1 map. Als ik iets zoek en ik kom de dingen tegen die we niet meer hebben, dan doe ik die gelijk weg.
Handleidingen die ik veel gebruik liggen bij (of in de buurt) van het apparaat, dus alles wat ik verder vond aan handleidingen heb ik weggedaan….. op internet is ook veel te vinden.
Sentimentele papieren zouden misschien bewaart moeten worden op een andere plaats, maar aangezien ik weet waar ze liggen, is de archiefkast toch de beste plaats.
Zoals je ziet is mijn archiefkast niet gedetailleerd opgebouwd. Dat zorgt er voor dat ik makkelijk dingen in het archief kan opbergen. Een nieuw garantiebewijs wordt gewoon in het mapje G opgeborgen, en niet bij de T van telefoon of zo.

Archiefkast


Ik denk, zolang er nog papier door de deur komt, dat dit een categorie is dat dus regelmatig (of in elk geval 1x in de 5 jaar) even een poetsbeurt moet hebben. Maar de tijd die je daarvoor nodig hebt zal klein zijn als je het bijhoudt. Dus gelijk de oude verzekeringspapieren weg als de nieuwe komen, scheelt werk. 

Kortom, de oud papierbak en de “kan naar de kringloop doos” zijn weer gevuld

Papieren
Multomappen

Mijn archiefkast

MALM

Malm Ladeblok op wielen







SUMMERA

Summera Hangmappen

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.