In productiviteit land wint Notion steeds meer aanhangers als de ultieme all-in-one workspace, maar voordat je enthousiast aan de slag gaat, zijn er 10 onmisbare tips die je moet ontdekken. Als beginner met Notion is het cruciaal om te bepalen of deze veelzijdige app bij jouw werkwijze past. Hoewel Notion het voor mij mogelijk maakt om de verschillende “verantwoordelijkheden” die ik heb te managen, betekent dit niet dat het voor iedereen een geschikte tool is.
Leer hoe je jouw doel met Notion bepaalt, valkuilen vermijdt en ontdek hoe je je eigen Notion-systeem opzet. Duik in deze onmisbare tips voor beginners voordat je begint met Notion en vergroot je productiviteit!
Wat is Notion
Notion is een app of een webapplicatie waarin je door middel van pagina’s en databases eigenlijk alles kan.
Ze noemen zichzelf dan ook de “all in one workspace”. Een app waarin je notities kunt maken, je informatie kunt organiseren, je taken kunt volgen en afvinken, etc., etc. Maar dat betekent niet dat dit de app is die voor jou geschikt is.
Bepaal altijd of iets wel bij jouw manier van werken past.
Voordat je aanmeld bij Notion
1. Bepaal of Notion wel geschikt voor je is.
Voordat je Notion download of gaat beginnen met de inrichting ervan, sta even stil bij het waarom.
Waarom wil je beginnen met Notion, of waarom heb je Notion gedownload? Wat wil je ermee gaan doen? Is het wel de juiste software voor je?
Notion is niet geschikt voor
- Gevoelige data zoals wachtwoorden ((er zit voor zover ik weet geen super goede beveiliging achter) en de data is alleen online beschikbaar)
- Offline gebruik
- Snelle set-up (afhankelijk van hoe je het gebruikt)
- Primair gebruik op de tablet of telefoon
- Mensen die (nog) niet weten hoe ze hun werk moeten structureren
Notion is wel geschikt voor
- Mensen die hun eigen systeem kennen en begrenst worden door andere productiviteits- apps.
- Mensen die een computer hebben om Notion in op te bouwen
- Mensen die tijd willen steken in het opzetten van hun systeem in Notion
2. Bepaal waar je Notion voor wilt gebruiken.
Als je hebt bepaald dat Notion echt de software is die voor jou geschikt is, dan kan je de architectuur van jouw systeemgaan opzetten. Notion is namelijk een blanke pagina, net zoals je Bullet Journal.
De beste manier om dit te doen is op een stuk papier. Bedenk waar je Notion voor wilt gebruiken en zet deze op het papier. Bijvoorbeeld je to-do’s of je boekenlijst. Dit papier is wordt de blauwdruk van je dashboard in Notion, hierop staan alle dingen die je regelmatig nodig hebt.
Notion Dashboard op papier
[img]
3. Bedenk met hoeveel mensen je Notion wilt delen
Wanneer je je informatie met meerdere mensen wilt delen kan dit gewoon in de gratis persoonlijke versie. Met deze versie kun je met 5 mensen je informatie delen. Heb je meer nodig dan kun je upgraden naar andere (betaalde) versies.
Je eerste Notion Pagina
4. Verwijder de templates die meegeleverd worden bij je eerste opzet.
Wanneer je Notion installeerde worden er standaard wat templates meegeleverd, deze kun je gelijk verwijderen. Je hebt namelijk je eigen bouwplan voor je en afleiding van een voorgeschreven structuur wil je niet (anders had je wel een andere app gekozen). De templates zijn gewoon weer te importeren, maar dan op de plek waar en wanneer en of je het wilt. Dus wees niet bang, in dit geval is weg niet weg…
5. Start je eerste pagina met een mooie header en passende icoon
Je eerste pagina is je dashboard, de plek waar je Notion start. Deze pagina moet ervoor zorgen dat je zin hebt om te gaan werken ermee. Naast alle beschikbare headers kun je ook je eigen foto’s gebruiken. Met een breedte van 1500 pixels en een hoogte van 600 pixels passen ze prima.
Omdat er een kans is dat ze de pagina vertragen gebruik ik ze tegenwoord niet meer zoveel
Sinds kort heeft Notion ook de mogelijkheid om je pagina als een WIKI te starten. Ik heb gemerkt dat dit erg kan helpen in het houden van overzicht over je pagina’s en databases.
Dashboard set-up in Notion
6. Zet niet teveel informatie op je dashboard
Soms zie je hele mooie dashboards, mooi, kleurrijk…het is verleidelijk om dit te kopiëren. Eigenlijk hetzelfde als al die mooie bullet journal lay-outs die je ziet. Maar denk altijd aan hoe je zelf werkt: is dit een dashboard waar ik snel informatie kan vinden? Of is het voor mij alleen maar een mooi plaatje? Er zijn van allerlei zogenaamde widget te krijgen om je pagina leuker te maken. Draaf er niet in door… gebruik het alleen als het wat toevoegt (en niet alleen als ruimte vuller)
7. Informatie zoeken is ok, kopiëren … pas er mee op
Wanneer je al van het bestaan van Notion af weet heb je waarschijnlijk op YouTube al de nodige systemen voorbij zien komen. De een nog uitgebreider dan een andere. Probeer een systeem van een ander niet te kopiëren, al ziet het er fantastisch uit en werkt het voor degene die het presenteert fantastisch. Het zijn goede bronnen om te zien hoe het kan, maar het is zeker niet hoe het moet. Pik de dinger er uit die bij jouw passen en voeg ze in je systeem
Mijn Notion Dashboarden
Laat je Notion langzaam groeien
8. Laat je Notion Systeem zich ontwikkelen
Zelfs als je, net als ik, een (GTD) systeem hebt om mee te werken en deze als basis gebruikt. Je systeem niet alleen met jou mee ontwikkeld, maar ook met de software die doorontwikkeld. Niet alleen komt Notion regelmatig met updates komt om het gebruiksgemak te vergroten, je zult ook de mogelijkheden van Notion begint te ontdekken en wat je er dus allemaal (nog meer) mee kan.
9. Integreer gedownloade templates altijd in je eigen systeem (of compleet ernaast)
Het is verleidelijk om een template van een ander te downloaden, als deze er mooier uitziet dan de vorige die je hebt gedownload. Zeker als ze gratis zijn. Maar voor je het weet is je Notion Workspace een soort dumpplaats geworden voor ongebruikte templates. Zorg dat je een manier hebt om ze in jouw eigen systeem te integreren.
Ik gebruik daar mijn Dagelijks Journaal voor, een database met een pagina voor elke dag. Hieraan zijn bijna alle databases die ik gebruik gekoppeld.
Wanneer ik een template zie die ik wel interessant vind, maar waarvan ik maar een deel wil gebruiken, of alleen maar wil zien hoe het opgebouwd is, plaats ik deze op een speciale pagina; de zandbak of mijn Notion Laboratorium. Zodat de rest van mijn systeem geen last heeft als ik hier zaken in verander of verwijder…
10. Begin klein
Je kunt je systeem vanaf het begin groots opzetten, August Bradley laat zijn systeem zien en ook hoe hij deze heeft opgebouwd. Maar dit is een proces van jaren en persoonsgerelateerd. Gebruik eerst je basis: weet je nog dat A4’tje (of A3’tje) wat je bij punt 2 had gemaakt en zet op je dashboard alleen de dingen die je regelmatig gebruikt.
Gebruik subpagina’s om de zaken die je minder vaak gebruikt snel te kunnen vinden.
Conclusie
- Bedenk eerst goed waarom jij denkt dat Notion geschikt voor je is (waarom andere apps niet (meer) voldoen).
- Teken je systeem uit op papier
- Breng de uitkomst van je papier over in Notion
- Ga het gebruiken.
- Ontwikkel gedurende je gebruik
Ik heb gratis en betaalde templates op Gumroad, kijken kan altijd 😉
