Een super simpele projectenlijst in Notion, zonder het gebruik van een database. Het is mogelijk.
Met de GTD methode maak je gebruik van een projectenlijst, de dingen die meerdere actiestappen nodig hebben om het tot het eindresultaat te komen. In Notion wordt veel gebruik gemaakt van databases en linken tussen databases. Maar als je daar niet zo handig in bent, of dit niet nodig vindt, dan is het ook mogelijk om dit zonder het gebruik van databases te doen.

Hiervoor maken we gebruik van een template button en een synced blok.

Opbouw Projecten Template

We gaan gebruik maken van een template button, maar eerst gaan we kijken hoe we de opmaak in de template button willen hebben.
Een Project heeft een titel nodig, het liefst met het einddoel erin.
Daaronder komen de acties die je nodig hebt om tot het einddoel te komen, hiervoor gebruiken we de checklist blokken.
Nu heb je een overzicht van je project en je acties.

Next Action

Volgens de GTD methode is er telkens maar 1 next action beschikbaar om het project verder te brengen, je kunt niet alle dingen tegelijk doen. hiervoor maak ik een extra sectie: Next action onder de projectnaam.

De acties die we dus allemaal nodig hebben om het project tot een goed einde te brengen, “verstoppen”. we onder een toggle.
Een toggle maak je door op de 6 puntjes voor de tekst te klikken en te kiezen voor turn into. Of type /to en kies vanuit hier voor de toggle.
Vanuit deze toggle slepen we de next action naar het Next Action deel.

Actie Archief

Wanneer je klaar bent met de actie kun je deze afvinken, maar dan blijft hij dus in beeld staan. Ik hoef niet meer altijd te zien wat ik gedaan heb. De actie kun je dus gewoon weggooien of verplaatsen naar een archiefpagina. Dit in principe alles wat je nodig hebt om je project in beeld te hebben met de bijbehorende acties.

Kolommen in een toggle

Ik wil graag de projecten in een lijstvorm zien. En niet perse gelijk de next action en andere informatie. Dit kun je voor elkaar krijgen door ook hier weer een toggle van te maken.. Hierdoor kun je het project met de Next Action uitklappen en zie je alleen de lijst met projecten als overzicht.

Het maken van kolommen is niet mogelijk in een toggle, maar er is een work-around om dit wel voor elkaar te krijgen. Verander je hiervoor je toggle in een pagina, via de turn into functie
In deze pagina plaats je alle blokken zoals je ze wilt hebben en verander daarna de pagina terug in een toggle.

De Template Button

Door / TE te typen krijg je de template button block beschikbaar. Een template button gebruik je om telkens eenzelfde actie te doen wanneer je deze knop gebruikt. Geef de template button een naam en sleep de project setup, dus de hele toggle zoals we die hebben gemaakt in de template button.

Je hebt nu met 1 druk op de knop een nieuw project.

Super Simpele Projectenlijst

Deze lijst is nog niet gelijk goed bruikbaar in een dagelijks overzicht. Daarom maak ik de volgende verdeling:

• Nieuwe projecten: de projecten die nog niet van start zijn gegaan
• Actieve projecten: de projecten die zijn gestart en waar je mee aan de gang moet
• Archief: projecten die zijn afgerond.

Synced Block

Om de actieve projecten ook te kunnen zien in een dagelijks overzicht maak ik gebruik van een synced blok. Deze is te herkennen aan de rode rand die ontstaat als je het block aanklikt.
/syn brengt je snel naar dit blok type. Deze plaats ik onder de actieve projecten.

Ik sleep mijn actieve projecten in deze synced blok. Alles wat ik dus op de Simpele Projectenlijst in dit blok doe, zie je terug op alle plekken waar je een gesynchroniseerde versie hebt van dit blok. Wanneer je dus de link van dit synced blok kopieert en plakt in je dagoverzicht of dashboard, dan heb je je projectenlijst bij de hand:

Lizzy

Je kunt het template ook (gratis) downloaden via deze link:
Gumroad

Stap voor stap op YouTube