GTD in Trello, mijn werk organisatie

Naar aanleiding een project op mijn werk werd ik weer eens herinnerd hoe mooi het programma Trello is en hoe het je kan helpen om overzicht te houden in al je taken. Ideaal om GTD in Trello te doen.

Wat is Trello

Trello is een gratis (!) programma, bedoeld om projecten te managen. Het bestaat uit een online programma, maar ook met een app kun je je zaken regelen. Het is een hulpmiddel om te zien waar iedereen mee bezig is in een project, je kunt via dit medium met elkaar communiceren en je ziet hoever iedereen is. Ik gebruik het zelf ook voor mijn dagelijkse werktaken, met handige filters kan ik zien welke deadlines er aankomen. Naast mijn betrouwbare Bujo is het een mooie aanvulling. De methode van GTD in Trello maakt het iets makkelijker om langdurige projecten te monitoren.

In Trello heb je het over borden, lijsten en kaarten. Borden is het overkoepelend geheel, je kunt per project een bord maken. De lijsten zijn de kolommen waarin je de kaarten plaatst. De kaarten zijn de opdrachten die je uitvoert.

GTD in Trello

Had ik al gezegd dat ik via het GTD principe werk :). Mijn opzet is dus als volgt. Ik heb een bord (per jaar), met daarin de lijsten:

Mijn Trello Board
  • Vandaag (max 5 stuks)
  • Inbox
  • Eerstvolgende acties
  • Wachten op
  • Projecten
  • Misschien/Ooit
  • Done

Vandaag

In de lijst “Vandaag” plaats ik alle kaarten met de opdrachten die vandaag moet of wil doen.
(De reden waarom ik deze lijst vooraan heb staan is omdat ik Trello heb gekoppeld met de Pomodone App , een gekoppelde pomodorotimer en schijnbaar staat de eerste lijst altijd open in de Pomodone app en dan is het handiger om de lijst de je ook wilt gebruiken dan maar vooraan te zetten in Trello, maar daarover misschien later)
In de titel van de kaart heb ik ook staan (max 5. stuks) om mezelf er aan te herinneren dat het ook allemaal gedaan moet worden.

Inbox

In deze Inboxlijst verzamel ik alle ideeën, opdrachten etc. Om vanuit hier verder te zien in welke lijst de kaart moet.

Eerstvolgende Acties

Alle ideeën, projecten, opdrachten etc die gedaan moeten worden, of die ik wil doen.

Wachten op

Kaarten waarmee je nu niet verder kan omdat je op iets of iemand moet wachten.

Projecten

Projecten waarvan het aantal actiestappen al bekend is. Ik probeer projecten waar ik alleen aan werk binnen 1 kaart te houden. Dit kan makkelijk door het gebruik van verschillende checklists waarop ik afvink wat ik heb gedaan

Misschien/Ooit

De brainwaves, de fantastische ideeën, de nu niet ter zake doen dingen. Maar die je niet wilt vergeten (en die soms zo lang in deze lijst blijven staan dat ze je bujo niet overleven, en digitaal eeuwig blijven staan…)

Done

De lijst waar je al je kaarten uiteindelijk in wilt zien belanden. Tenminste ik. Je hebt namelijk ook de mogelijkheid om een kaart te archiveren, dan is hij ook niet meer zichtbaar. Maar ik vind het fijn om aan het eind van de week, tijdens mijn weekly review eens te kijken wat ik allemaal heb gedaan.

Mailen naar Trello

Mailen naar je bord
Mailen naar je Trello Bord

Mijn werk bestaat veel uit opdrachten die via de mail komen, dat is ook wat ik graag heb, zodat ik ze niet kan vergeten. Deze mail kun je ook doorsturen naar je Trellokaart (hoe je dat doet lees je het beste hier op de site van Trello zelf) Ik heb dit zo ingesteld dat ze in de “Trello- Inbox” terechtkomen. Met in de subject al de verschillende labels die je kunt gebruiken om de kaarten te filteren. Hoeven ze alleen nog naar de juiste lijst geschoven te worden.

Weekly Review

In Trello heb ik ook een kaart met alle items die ik met de Weekly review wil doorlopen. Deze kaart kopieer ik wekelijks en krijgt ook een deadline mee van de volgende week, zodat hij altijd opkomt wanneer ik zoek naar wat er moet gebeuren. Het gebruik van de labels en de filtermogelijkheden maakt het ook makkelijk om een keuze te maken wat er moet gebeuren, de eerstvolgende actielijst vult de rest aan. GTD in Trello is een mooie manier van organiseren van je gedachten, taken en ideeën .

PLAN

Failing to plan is planning to fail

Meer informatie is te vinden op de blog van TRELLO