Zo maak je gebruik van databases in Notion

In Notion kan je gebruik maken van databases. Wanneer je een nieuwe pagina aanmaakt, heb je die keuze. Maar wat is nu het verschil tussen een pagina en een database? En wanneer gebruik je wat?

De mogelijkheden zijn heel groot, ik wil hier kort vertellen wat je allemaal kan met een database, wat de verschillende properties kunnen en wat je met templates kan.

Een pagina

Een pagina in Notion gebruik je om informatie op te schrijven die je verder in je systeem niet wilt herhalen of waar je op hoeft te filteren. Een voorbeeld van een pagina is je dashboard. 

In een pagina kun je ook databases plaatsen. Bij het maken van een nieuwe pagina kies dan je eerst page “with icon” of “empty page” en voeg je daarna de database in.

Databases

Databases zijn eigen een verzameling van gegevens (of pagina’s). Met de hulp van databases kun je makkelijk en snel gegevens filteren en groeperen. Een voorbeeld van een database is bijvoorbeeld de “master task list”. De lijst met alle taken die je ooit moet en wilt doen.

Het voordeel van databases is dus dat je informatie kan koppelen en filteren. Waardoor je alleen zichtbaar hebt wat je op dat moment nodig hebt. Ik wil alleen de taken van mijn werk zien als ik op mijn werk ben en alleen die van thuis als ik vrij ben.

Het aanmaken van een database

Wanneer je een nieuwe pagina aanmaakt, geeft Notion je de keuze om daarvan gelijk een database te maken. Dat betekent dat je van de pagina een database maakt.

Mijn tip: zorg dat je een aparte pagina maakt waarin je al je databases plaats. Voordelen daarvan zijn:

Wanneer je kiest voor een pagina als een database, kun je uit verschillende typen kiezen. Mijn ervaring is dat de handigste manier om te beginnen een tabel is, maar dit komt omdat ik het werken in Excel gewend ben. Maar je kunt dus ook gelijk kiezen andere view:
listview :voor lijst weergaven (beperkte informatie), voor beknopte weergave van je takenlijst bijvoorbeeld
calendar :wanneer je gaat werken met datums
gallery : voor een overzichtsweergave (vooral mooi in combinatie met plaatjes) of de
timeline-view : voor weergave van data op een tijdlijn

Ik start dus het liefst met een Table view. In de tabel kun je dan makkelijk nieuwe koppen aangeven, dit zijn de properties binnen Notion. En met die properties kun je heel veel. De standaard properties die worden meegegeven zijn Name en Tags. Name is een vast gegeven, dat is de property die je niet kan verwijderen. De rest kun je verwijderen of wijzigen

Properties, de eigenschappen binnen een database

De verschillende properties die er zijn (en waar je ze voor gebruikt)

Text

Tekst – hier kun je alle tekst neerzetten wat je wilt. In tegenstelling tot de Name propertie is het mogelijk om hier kleuren en andere tekstopmaak te gebruiken

Number

Number – wanneer je alleen maar een cijfer wilt ingeven (en geen tekst), zodat je berekeningen kunt doen. Binnen de tabel zelf kun je ook aangeven om wat voor cijfer het moet gaan. #Number kun je bijvoorbeeld gebruiken in je kasboek, of hoe veel pagina’s een boek heeft en hoeveel je er gelezen hebt

Select

Select – een dropdown lijst waarbij je maar kan kiezen uit 1 optie. Om bij het boekenvoorbeeld te blijven, is het een e-boek of een gewoon boek dat je leest. Het moet een van de twee zijn voor dit type property

Multi-select

Multi-select – hetzelfde als bovenstaan, alleen kun je nu meerdere opties kiezen. Bijvoorbeeld het is een recept met pasta en kip.

Phone

Telefoon – voer je een nummer in met deze property dan kun je gelijk vanuit Notion bellen.

Date

Date – De date property is de datum property. Wanneer je gebruik gaat maken van de kalender of tijdlijn optie, is de datum een property dat je nodig hebt. Wanneer je date als property hebt gekozen kun je daarbinnen ook nog instellen hoe je de datum wilt zien:

Person

Person – wanneer iemand anders ook Notion gebruikt en je deze toegang hebt gegeven tot de pagina, dan kun je deze hier kiezen.

files & media

Files & media – Hier kun je zoals de naam al zegt bestanden en media toevoegen. Wanneer je een bestand los wilt toevoegen kan dat hier. Ik gebruik dit property bijvoorbeeld om mijn Instagramfoto’s te laten zien. Wanneer je je database dan omzet naar een Gallery view, kun je zien hoe je Instagramfeed er uit komt te zien.

checkbox

Checkbox – geen to-dolijst zonder een checkbox. Dit is dus een afvinkvakje. Deze wordt vooral gebruikt om taken af te vinken die je hebt gedaan.

Url

URL – wanneer je wilt verwijzen naar een link, dan plak je deze in de property URL. Wil je vanuit Notion dan naar de betreffende website, dan hoef je er alleen maar op te klikken.

email

Email – wanneer je de property email gebruikt en je voert daar een e-mailadres in, dan kun je door middel van klikken hierop gelijk een email gaan sturen naar dat adres.

Advance Properties

Advanced properties, dit zijn de opties voor gevorderden, of de opties waar je zelf geen invloed op hebt

  • Formula – met het gebruik van formules kun je de gegevens manipuleren en anders weergeven. Een goed voorbeeld daarvan is het berekenen hoe ver je in een boek bent. In de formule deel je dan dus de property van het aantal pagina’s dat je gelezen hebt door de property van het totaal aantal bladzijden.
  • Relation – met Relation maak je een verbinding met een andere database. Hierdoor kun je gegevens van verschillende databases met elkaar koppelen en vergelijken. Een mooi voorbeeld daarvoor is een database Projecten en een Database Actiepunten. Waar je een relation hebt, kun je ook gebruik maken van een
  • Rollup – als je een relatie hebt gemaakt met een andere database dan kun je met de property rollup gegevens uit de andere database laten zien in de huidige database. In de database Actiepunten kun je dus laten zien bij welk project deze actiepunten horen.

Systeem properties

Vervolgens heb je nog systeem priorities. Deze kun je niet aanpassen, maar ze komen met vaste gegevens op (deze priorities kun je altijd op een later moment toevoegen, ze geven altijd de data weer van “toen” ):

  • Created time: de datum en tijd waarop je een item hebt aangemaakt in je database. Persoonlijk vind ik dat fijn in elke (bijna) elke database die ik maak. Je kunt dan zien hoe lang een item al in je database zit, met behulp van een formule kan je dan dus laten zien dat de taak: foto’s opruimen nu al meer dan 2 maanden in je lijst staat.
  • Created by: wanneer je met meerdere mensen gebruik maakt van dezelfde database kun je zien wie het item heeft toegevoegd aan de database, iedereen moet dan wel een eigen Notion account hebben.
  • Last edited time: kan soms ook handig zijn, wanneer is er een laatste aanpassing gedaan aan dat project of heb ik geschreven aan die content.
  • Last edited by: wie heeft de laatste aanpassing gedaan (wanneer iedere gebruik maakt van een eigen Notion account)

Filtering & Groepering

Wanneer je de properties hebt ingevuld kun je daarop ook sorteren. Dit is een must om niet de moed kwijt te raken als je al je taken in een database hebt staan (of al je boeken of notities).
Afhankelijk van hoe je informatie wilt zien kun je een view aanmaken en daarop de filtering toepassen.

Lizzy
Lizzy

TIP:
Wanneer je in je basis view al filtering hebt toegepast, maak dan een nieuwe view aan en noem deze dummy of xx.
Met deze extra view hoef je niets te doen, maar doordat er nu 2 views aanwezig zijn, ontstaat ineens de optie om een view te kopiëren. Dat scheelt weer werk als je al filtering hebt toegepast.
Dit doe je door op de 3 puntjes van je (gefilterde) view te gaan staan en dan onderin te kiezen voor Duplicate (pas daarna de view en de naam aan). Je dummy of xx view kan je op die manier ook verwijderen.

Voorbeeld van een (uitgebreid) filter

Voorbeelden van filtering zijn:

Laat alleen zien:

  • de projecten met een deadline deze maand (date property)
  • de taken waarvan de checkbox nog niet is afgevinkt (checkbox property)
  • de taken de IK moet doen (Person property)
  • de luisterboeken zien (Select property)
  • de recepten zien met rijst zijn en met kip (multi – select property)
    en al deze keuzes kun je dus ook samenvoegen, zodat je alleen ziet wat je wilt of moet zien.

Met de nieuwste toevoeging van Notion, de groepering kun je nog specifieker laten zien wat wil zien. Groepering maakt het bijvoorbeeld mogelijk om bijvoorbeeld de taken van vandaag en alleen van vanochtend in beeld te laten zien.

Of bijvoorbeeld mij kledingkast op seizoen en kledingtype:

Templates

Met het gebruik van databases kun je ook gebruik maken van templates. De templates bepalen de inhoud (dus eigenlijk de pagina) van het database-item. Voor elk item kun je dus een eigen template hebben met andere inhoud.

Mijn projectendatabase heeft bijvoorbeeld meerdere templates; mijn werkprojecten, welke een uitkomst en team hebben en de actiepunten, maar een vakantie plannen is ook een project in mijn ogen. Daar heb ik dan weer geen team bij nodig, maar wel mijn ideeën van de verschillende vakantiebestemmingen, maar natuurlijk ook de actiepunten die ik daarvoor moet uitvoeren. En voor mijn blogposts zijn weer andere dingen nodig. Met een druk op de knop wordt de juiste inhoud gepresenteerd!

Template Werk Project

Rechts zie je een template hoe ik in de projecten database een project pagina heb ingericht voor werkprojecten.

Links zie je het template voor een vrije tijdsproject in dezelfde database.

Ze zien er anders uit, maar hebben wel alle informatie in zich die een project nodig heeft.

Template Vakantie

Tips nodig?

Wil je meer weten over Notion of hoe je het moet opzetten. Ik wil best wel meer schrijven hierover, dus als je ergens mee zit: laat het me weten

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.