Je hebt het eerste obstakel van GTD overwonnen: Verzamelen. Alle losse flarden van gedachten, taken en to-do’s staan nu netjes in je verzamelsysteem. Maar wat nu? Het is tijd voor Stap 2: Verduidelijken, zodat je niet meer chaos creëert, maar duidelijkheid in je systeem.
Net als je huishouden, moet je ook dit systeem schoon te houden (sorry 😅). Door elke taak te verduidelijken, ruim je niet alleen je inbox, maar ook je hoofd op. Minder stress, meer focus! Duik met me mee in je inbox en laten we die rommel aanpakken.
Waarom Verduidelijken?
Kijk, je kunt een mooie verzameling hebben gemaakt in je inbox met briljante ideeën, taken en plannen, maar zonder helderheid blijft het een onoverzichtelijke rommel. De vraag die je jezelf nu stelt is simpel maar krachtig: “Wat is het?”
“Wat is het, wat ik nu voor me heb? “
Is het een taak die je kunt uitvoeren? Of is het een project dat uit meerdere stappen bestaat? Misschien is het gewoon een interessante gedachte om later over na te denken, of… eerlijk is eerlijk, een item dat je beter kunt weggooien. Hoe sneller je dit helder krijgt, hoe beter je kunt bepalen wat je er écht mee moet doen.
De Twee Grote Opties: Doen of Niet Doen
Je verzamelde item valt in één van de volgende categorieën:
1. Je kunt het uitvoeren – Het is een actie, project of iets dat actie vereist.
2. Je kunt er niets mee doen – Het is niet relevant voor actie, maar misschien wel handig om te bewaren of zelfs weg te gooien.
Is het iets om te doen?
Als je besluit dat het een actie is, stel jezelf dan de vraag: “Wat moet IK hiermee?”. Hier zijn je opties:
– Doen: Is het een actie die binnen twee minuten gedaan kan worden? Doe het nu!
– Delegeren: Is dit iets wat je aan iemand anders kunt overlaten? Geef het uit handen.
– Uitstellen: Is het iets wat later kan, plan het dan in je agenda of zet het op je takenlijst.
Is het een project?
Als er meer dan één stap nodig is om het te voltooien, dan heb je een “project” te pakken. Een project is dus een set gerelateerde actiestappen.
Schrijf het project op je projectlijst en bedenk alvast de eerste actie die nodig is om te starten. Zo voorkom je uitstel en kun je meteen actie nemen als je er tijd voor hebt.
Bijvoorbeeld: Project “Nieuwe website lanceren” kan onderverdeeld worden in “Kies een kleurenschema”, “Selecteer foto’s”, enzovoort.
Is het geen actie?
Oké, misschien gaat het helemaal niet om een actie. Dan heb je nog deze opties:
– Archiveren: Is het nuttige informatie, maar hoef je er niets mee te doen? Bewaar het als referentie.
– Wachten op: Moet iemand anders eerst iets doen voordat jij verder kunt? Zet het op je ‘wachten op’-lijst, voeg een herinnering toe wanneer je iemand een follow-up stuurt, en zet er een datum bij zodat het je weet wanneer je antwoord zou moeten verwachten.
– Someday/Maybe: Is het iets voor later, waar je nu nog niet aan toe bent? Zet het op je ‘ooit/misschien’-lijst. Zo voorkom je dat fantastische ideeën waar je nu niet aan toe komt, niet toch in je hoofd blijven hangen. Dit draagt weer bij aan je mentale rust!
– Weggooien: Is het totaal niet relevant? Gooi het weg. Weg met de ruis!
Waarom is dit belangrijk?
Soms zie je iets in je inbox of op je takenlijst en weet je niet precies wat je ermee moet. Het gevolg? Je schuift het voor je uit en je lijst blijft groeien. Het blijft rondspoken in je hoofd en zorgt voor stress. Door elk item meteen te verduidelijken, voorkom je dat je systeem verstopt raakt met onduidelijke taken.
Met een helder en up-to-date overzicht kun je veel beter beslissen wat de juiste acties zijn. Geen overweldigend gevoel meer, gewoon duidelijkheid en actie!
Bonus Tip: Door taken altijd te starten met een werkwoord, maak je ze direct actiegericht. Het verlaagt de drempel om te beginnen, omdat je precies weet wat je moet doen. Geen vaagheid meer, alleen maar duidelijkheid!
Dus in plaats van “e-mail” zet je neer “Stuur e-mail over X naar Y”.
Samengevat
Door de tijd te nemen om elk item in je systeem te verduidelijken, maak je je toekomstig zelf in actiemodus heel blij. Je hebt grip op je taken, je weet wat er moet gebeuren, en je kunt met een gerust hart doorwerken, wetende dat je aan de juiste dingen werkt. Daar heeft je ‘jij in planningsmodus’ maar mooi voor gezorgd!
Tijd om te verduidelijken: Pak nu je inbox erbij en neem vijf minuten om te verduidelijken wat erin staat. Elk item dat je aanpakt, geeft je meer rust en overzicht!
