De cyclus van hoop, chaos en opnieuw beginnen – en hoe je daaruit komt”
Afgelopen week deed ik iets wat ik al maanden had uitgesteld: ik voegde twee databases in Notion samen. Mijn boeken-database en mijn algemene ‘Resources’-database bleken na vijf jaar gebruik steeds meer overlap te hebben. Het samenvoegen voelde als een flinke klus (en best ook spannend), maar het resultaat? Ik vind nu in éen oogopslag alles wat ik nodig heb voor mijn projecten. Geen gelinkte extra databases meer, dus minder gedoe.
Dit moment maakte me bewust van iets essentieels: een productiviteitssysteem is nooit af. En dat is niet erg, het is juist een kracht dat de software met je kan mee bewegen.
Want wat werkte vijf jaar geleden, toen ik Notion begon te gebruiken, werkt nu niet meer. Inmiddels gebruik ik Obsidian voor mijn kennismanagement. Op mijn werk zijn er andere systemen gekomen. Mijn gezin is veranderd, mijn prioriteiten zijn verschoven. En het is fijn dat mijn systeem zich daarin meebeweegt.
In deze blogpost laat ik je zien waarom de zoektocht naar het ’perfecte systeem’ een mythe is en waarom dat eigenlijk ook goed nieuws is voor ons drukke mensen.
De valstrik van de perfecte app
We kennen het allemaal. Je download vol enthousiasme een nieuwe app, Notion, Todoist, Click-up, wat dan ook, die al je problemen gaat oplossen. De eerste dagen ben je super enthousiast, maakt dashboards, databases, projecten en het ziet er fantastisch uit.
En dan, een paar weken later, is de chaos terug. Je hebt zoveel onderdelen gemaakt dat je het overzicht kwijt bent. Waar stond dat idee ook alweer? En in welke pagina stond die notitie? Je inbox puilt uit, je dashboards lijken op je desktop bureaublad met van allerlei links en je vraagt je af waarom deze tool ook niet werkt..
Het probleem? Het ligt niet aan de tool.
Het gaat namelijk helemaal niet om de app die je gebruikt, maar om het vertrouwen dat je hebt om informatie terug te vinden. En dat vertrouwen bouw je niet op met software, maar met een systeem. Een manier van werken, afspraken die je met jezelf maakt hoe je dingen vastlegd en terugvindt.
Een systeem is geen statisch eindstation. Het is een levend hulpmiddel dat alleen werkt als je het consequent gebruikt en onderhoudt.
De psychologie achter je systeem: vertrouwen en verwachtingen
Een app of softwareprogramma zal nooit voor je werken als je er niet op vertrouwt. Herken je dit? Je hebt een prachtig opgezet systeem, maar toch onthoud je dat ene belangrijke idee toch liever in je hoofd.”Voor de zekerheid.”
Dat is precies het probleem. Je systeem kan dan nog zo mooi zijn, als jij er niet voor 100% op vertrouwd dat alles erin staat, zal je hoofd blijven controleren. En dus gebruik je het niet echt.
Dit is een soort ‘self-fulfilling prophecy’: omdat je niet vertrouwd dat het werkt, gebruik je het niet volledig, waardoor het inderdaad niet werkt. De oplossing daarvoor is: begin klein en bouw je vertrouwen geleidelijk op.
Je hoeft niet een complex systeem van iemand anders te kopiëren. Kijk wat er voor jou werkt op dat moment. Misschien is het alleen eerst je taken bijhouden. Of alles wat je wilt onthouden op 1 notitieblok zetten. Implementeer je eigen systeem, in kleine stappen.
En dan het belangrijkste: gebruik het. Elke dag opnieuw. Want vertrouwen bouw je alleen op met ervaring.
Waarom systemen dynamisch moeten zijn
Even terug naar mijn databases in Notion. Vijf jaar geleden startte ik met een aparte database voor boeken. Dat was logisch, ik las veel en wilde bijhouden wat ik gelezen had en welke inzichten ik er uit haalde.
Maar nu, met Obsidian als mijn kennismanagementsysteem, gebruik ik die boeken database anders. Ik koppel ze steeds vaker aan specifieke projecten. En toen ik dat patroon zag, dacht ik: waarom niet samenvoegen met de “Resource” database, waar alle ander bronnen ook in staan. (Zie ook PARA als systeem).
En dat deed ik. En het resultaat? Ik kan nu veel sneller informatie kan koppelen aan de projecten (cursussen) waar ik mee bezig ben. Geen wirwar van gelinkte databases. Mijn systeem (onderhoud) wordt zo niet alleen simpeler maar ook effectiever.
En dat is wat ik bedoel met dynamische systemen. Je leven verandert. Je werk verandert. Je gezin verandert. Je hobbies en inzichten verschuiven. Als je dan vasthoud aan een oude structuur die niet meer past, blokkeer je jezelf.
Denk maar aan de apps op je telefoon, deze krijgen ook regelmatig updates om goed te blijven werken. Hetzelfde geld voor je eigen systemen. Of het nu een workflow in Notion is of je Bullet Journal: als het niet meer werkt, heeft het geen zin om door te gaan (toch blijf ik die trackers proberen 🤔).
Je hoeft niet gelijk helemaal opnieuw te beginnen. Soms is het verfrissend om met een schone lei te beginnen (hello, nieuwe Bullet Journal), maar vaak is een kleine aanpassing al genoeg. Net zoals ik de databases samenvoegde. Maar je kan ook een archief maken voor je oude structuren. Zo hou je waardevolle informatie binnen handbereik, zonder dat je je huidige workflow verstoort. (In een Bullet Journal begin je gewoon op een lege pagina.)
De beste systemen groeien mee, niet omdat ze perfect zijn, maar omdat ze flexibel zijn.
Hoe bouw je een systeem dat wél werkt?
De meeste systemen onstaan niet uit een masterplan. Ze ontstaan uit nood. Het zijn de olifantspaadjes, oplossingen die groeien vanuit een concreet probleem.
Neem de Getting Things Done methode. David Allen ontwikkelde die methode omdat hij merkte dat hij werd overspoeld door gedachten en taken en niet wist waar hij moest beginnen. Of Ryder Carroll met zijn Bullet Journal, hij zocht een manier om zijn ADHD brein te combineren met de eisen van school en werk.
Beide systemen zijn niet zomaar bedacht. Ze zijn gegroeid uit praktijkproblemen. En dat is precies hoe jouw systeem ook hoort te groeien.
De 4 stappen van het bouwen van een systeem
- Kies een structuur en een medium die past bij hoe je werkt. Denk aan Getting Things Done, Bullet Journal, PARA, Building a Second Brain. Je hoeft niet alles te implementeren, kies wat aansluit bij je manier van denken.
- Vul het met alles wat in je hoofd zit en gebruik het minimaal 30 dagen. Geen uitzonderingen, geen “dit zet ik er later wel in” of “dit hoeft er niet in”. Alles gaat in je systeem. Dit is hoe je het vertrouwen opbouwt.
- Blijf het gebruiken zonder over te stappen naar ‘shiny new objects’. Die nieuwe app ziet er misschien nog verleidelijker uit, maar als je steeds wisselt bouw je nooit vertrouwen op.
- Beoordeel je systeem regelmatig en repareer het waar nodig. Na die 30 dagen kijk je: waar loop ik tegenaan? Wat frustreert me? Pas dát aan. Niet alles – alleen wat echt niet werkt.
Een voorbeeld: Getting Things Done in Notion
Getting Things Done werkt met een inbox, acties en projecten. In Notion kun je dit heel eenvoudig opzetten: één pagina die dient als inbox, met daarop een view van je acties-database zodat je acties gelijk in deze database kunt zetten. Bij elke actie voeg je via een dropdown de naam van het project toe.
Conclusie: 1 database voor je acties en 1 pagina voor alles wat in je hoofd zat. Simpel.
Probeer het 30 dagen te gebruiken, noteer waar je tegenaan loopt (in je inbox 😄) en pas het later aan.
Je hoeft een methode niet in één keer volledig in te voeren om er al wel profijt van te hebben. Begin met de basis en bouw het van daaruit verder uit.
Onderhoud en Optimalisatie
Een systeem opzetten is één ding. het onderhouden is waar de meeste mensen vastlopen.
Reflecteer dagelijks op je systeem. Wat heb je gedaan en kun je afvinken? Wat zijn je prioriteiten voor morgen? En, misschien wel het belangrijkste: verwijder wat er niet meer toe doet.
Kijk niet alleen naar de inhoud (je taken en inbox) maar zoom ook maandelijks even uit: werkt het systeem nog voor je? Of voel je ergens weerstand? Dan is het tijd om aanpassingen te doen.
Vooral in Notion kan je setup uitgroeien tot iets gigantisch. Meerdere dashboards, tientallen dashboards (🖐 guilty…) allemaal aan elkaar gelinkt. Het lijkt allemaal handig en logisch (als je het opzet) maar werkt vaak averechts. Voorkom versnippering. Soms is de beste ‘update’ het samenvoegen van informatie tot de basis om het overzicht te herstellen.
Focus je op de basisprincipes van een goed systeem: verzamelen, organiseren, doen.
Ik moet hier nog een punt aan toevoegen, doe deze stappen niet allemaal tegelijk.. Probeer ze zoveel mogelijk los van elkaar uit te voeren. Eerst verzamelen, dan organiseren naar de juiste plekken en dan uitvoeren van je acties. Zoals een architect eerst het huis tekent, een bouwkundige kijkt wat er kan en de bouwer het bouwt.
Als je dit door elkaar haalt, bijvoorbeeld halverwege het verzamelen al beginnen met organiseren of taken uit gaan voeren tijdens het organiseren, dan raak je overzicht kwijt en werkt je systeem niet meer.
Hou het simpel. Werk gescheiden. Hou het werkbaar.
Van reactie naar creatie
Je weet dat je een goed systeem hebt als je niet alleen maar bezig met met reageren op wat er op je af komt. Als je niet alleen maar taken afvinkt, maar ook ruimte voelt voor nieuwe ideeën. Voor creativiteit en groei.
Dat is waar het eigenlijk om draait. Niet om de perfecte tool of de meest indrukwekkende setup. Maar om een systeem dat jou de vrijheid geeft om te creëren in plaats van alleen maar brandjes te blussen.
Kies daarom een tool (software, app of analoog) die flexibel genoeg is om mee te veranderen met jouw leven. Want als je systeem mee kan groeien, versnel je niet alleen je werkproces, maar ook je leerproces.
En onthoud: je systeem is nooit ‘af’. Het evolueert, net als jij.
Dus durf die databases samen te voegen. Durf de oude workflow los te laten. Durf te experimenteren met wat werkt voor jou, nu, in deze fase van je leven.
Want dat is uiteindelijk het geheim van een goed systeem: niet dat het perfect is, maar dat het van jou is.
