Heb je ooit aan het einde van de dag gedacht: wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag? Grote kans dat je geen overzicht hebt van je projecten.
In een vorige blog hebben we het gehad over acties: de concrete dingen die je dagelijks doet om vooruit te komen. Maar acties staan niet op zichzelf. Vaak zijn ze onderdeel van iets groters: een project.
Hoeveel projecten heb jij eigenlijk lopen? Weet je precies waar je mee bezig bent – en belangrijker, wat er nú aandacht nodig heeft?
Zonder overzicht voelt het al snel alsof je verdwaalt in je eigen leven. Maar geen zorgen: als je grip krijgt op je projecten, krijg je rust in je hoofd én weet je precies wat je volgende stap is.
In deze blog bespreken we hoe je projecten herkent, waarom ze belangrijk zijn, en hoe je met een overzichtelijke aanpak tijd en energie bespaart. Dit is de volgende stap in het opbouwen van helderheid en focus. Dus laten we samen kijken naar waar jij écht mee bezig bent.
Wat is een Project?
David Allen, de GTD-goeroe, definieert een project als: alles waarvoor meer dan één actie nodig is om een gewenst resultaat te behalen.
Kort gezegd: wat moet je allemaal doen om tot het gewenste eindresultaat te komen.
Klinkt simpel, toch? Nou ja, simpeler dan de definitie uit de Dikke Van Dale: “Pro-ject: zaak die men denkt uit te voeren of te onderzoeken in een instelling, etc.”
Echt inspirerend klinkt dat niet.
Mijn eigen definitie sluit aan bij die van Allen, maar ik voeg er iets aan toe: een project is iets dat niet in één dag afgerond kan worden.
Neem bijvoorbeeld “Verjaardagskaart versturen” dat ook uit meerdere stappen bestaat. Maar dit is (theoretisch) binnen een dag/uur te doen. Terwijl “Belastingaangifte doen.”, misschien klinkt als één taak, toch echt een project is: documenten verzamelen, cijfers controleren, aangifte indienen…
Project: Heeft een duidelijke einddatum en een specifiek resultaat.
Processen: Projecten die nooit ophouden
Ik heb deze horizon opgedeeld in projecten en processen.
Ik vind namelijk dat sommige dingen geen taak zijn, maar eigenlijk een soort project; een met ‘een gewenste uitkomst’ alleen nooit een einddatum.
Deze versie van projecten noem ik dus processen. Een voorbeeld van zo’n proces is bijvoorbeeld het huishouden.
Je woonkamer schoonmaken lijkt misschien een klusje voor één dag, maar laten we eerlijk zijn, dat maak je nooit écht helemaal af (of zeem je elke week je ramen en stof je het plafond 🫣, ik niet).
Ik zie processen dus eigenlijk als een verzameling terugkerende acties. Onder mijn processen vallen bijvoorbeeld de FLYLADY-zones, of de kerntaken van mijn werk.
Voor mij zijn processen herhalende taken, zoals dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse routines. De acties blijven grotendeels hetzelfde, maar ze komen telkens weer terug.
Proces: Herhalend, zonder definitieve einddatum, gericht op onderhoud of verbetering
Van Vaag naar Concreet: Probleem → Project
Soms herken je een project niet meteen als project. Dat komt vaak omdat je “de gewenste uitkomst” nog niet helder hebt. Geen paniek, dat gebeurt de besten. De truc? Zet het gewoon op je lijst en maak het concreet zodra je er meer over hebt nagedacht.
Voorbeeld: “Ik moet mijn financiën uitzoeken” klinkt als een enorme grijze wolk. Maar als je even doorvraagt, kan dat veranderen in het project “Een budget maken voor komend jaar.”
En zelfs kleinere projecten komen daaruit voort, zoals: “Uitzoeken welk energiecontract het voordeligst is.“
Terugkerende Projecten en Processen met Subprojecten
Niet alle projecten zijn lineair. Sommige komen steeds terug, zoals “Zomervakantie plannen” of “Belastingaangifte indienen“. Wanneer je hier checklisten voor maakt, is een volgende keer een fluitje van een cent.
En dan heb je processen die nooit eindigen, zoals het huishouden. Maar ook daar kunnen nieuwe projecten uit onstaan, zoals “Schuur opruimen.”
Het fijne van processen is dat ze overzichtelijker worden zodra je ze in kleinere stukken hakt.
Wat klinkt beter: “Voorjaarsschoonmaak houden” of “De voorraadkast schoonmaken”? Precies….
Voorbeelden van processen en projecten:
| PROJECT | PROCES |
| Belastingaangifte indienen | Flyladyzone 4: Slaapkamer |
| Zomervakantie 2025 | Functioneel beheer Software X |
| Schuur opruimen | Administratie |
| Nieuwe telefoon | Maandelijkse teammeeting organiseren |
| Sinterklaas feest | Afdelingsbrede processen (werk) |
Waarom je alles op een lijst moet zetten
Wil je rust in je hoofd? Zet álles op een lijst. Ja, zelfs die kleine dingen waarvan je denkt: *“Dat onthoud ik wel.”* Want laat me je een geheimpje vertellen: dat doe je niet.
Met een overzicht van je projecten weet je precies wat aandacht nodig heeft. En of je er nog een project(je) bij kan hebben.
Geen last minute stress meer, geen overweldigend gevoel meer, maar rust én grip.
(Als je dit overzicht tenminste regelmatig bekijkt tijdens je wekelijkse review (zoals aanbevolen in GTD)).
Maak een overzicht van je projecten en processen
Projecten en processen zijn de bouwstenen van je acties. Door deze duidelijk te onderscheiden en goed te organiseren, krijg je grip op je werk en leven. Of het nu gaat om persoonlijke doelen, werkprojecten, of die eeuwige strijd tegen het huishouden: met de juiste aanpak houd je overzicht én ruimte voor de dingen die echt belangrijk zijn.
Schrijf vandaag 3 projecten en 1 proces op, en zet de eerste stap om meer grip te krijgen op je leven.
In de volgende blog kijken we naar de horizon van verantwoordelijkheden, en hoe processen hierin een rol spelen.
Mocht je Notion gebruiken, hier is een voorbeeld hoe je zonder databases toch projecten kunt managen of kijk op mijn Gumroad page voor Notion Templates:
