Omgaan met informatie (overload)

Wees eerlijk. Als je kijkt naar alle informatie die tot je komt, via je de mail, brievenbus, personen of social media, heb jij dan nog het overzicht of verdrink je in de hoeveelheid informatie? Je hebt nog boeken te lezen, software dat hoognodig bijgewerkt moet worden, materialen die gekocht moeten worden voor die vakantie die binnenkort is geplant. Het resultaat is dat het steeds lastiger wordt bij te blijven. Je maakt je dan ook constant zorgen dat je niet alles hebt gelezen wat is toegestuurd en dat je iets belangrijks mist – iets wat écht belangrijk is. Wat kan je hieraan doen? Hoe ga je om met informatie-overload? Hier zijn wat suggesties die je kunnen helpen om controle over de situatie te nemen.

Noteer wat je niet wilt vergeten

We zijn net een oude computer. We zijn niet in staat om tegelijkertijd veel (nieuwe) informatie te onthouden. Volgens onderzoek kunnen we maar 7 dingen onthouden (+/- 2). Daarom is het belangrijk dat je alles opschrijft of verzamelt dat je wilt onthouden, niet alleen om het niet te vergeten, maar ook om ruimte te houden in je brein voor nieuwe informatie.

Verzamel alles op “1” plek

Om dus niet te vergeten wat je wilt onthouden moet je het niet alleen opschrijven, maar ook verzamelen (om er op een later moment een actiepunt van te maken). David Allen (GTD) noemt dit verzamelpunt de “de inbox”.
Natuurlijke verzamelplaatsen (inboxen) zijn je digitale brievenbus (email) en die in je deur of aan de muur. Daarin wordt informatie verzamelt. Maar wat doe je met die leuke video, dat instagram plaatje of dat online artikel?? Deze zijn snel toegevoegd aan favorieten, om er vervolgens nooit meer naar te kijken. Dit zijn ook “inboxen” maar het aantal is te groot en veel dingen sla je op zonder context( “ waarom heb ik die video over die katten in mijn “ watch later” lijst staan???).
Je schrijft krabbels op in je Bullet Journal, of een snelle notitie in je telefoon.

Om niet alsnog alles te vergeten, moet je probeer je aantal “Inboxen” te beperken. Een fysieke inbox voor alle informatie voor alles wat fysiek binnenkomt en een notitie in je telefoon of in je notitieboek voor overige informatie.
Bepaal voor jezelf wat jou belangrijkste “inboxen” zijn, verwerk deze regelmatig (gebruik hiervoor je weekly review). Dit voorkomt dat je het gevoel blijft houden dat je wat mist.
Accepteer dat de andere verzamelpunten een zwart gat zijn, en die je dus niet regelmatig hoeft te bekijken.

Noteer voor je meest brakke versie van jezelf

Zorg dat je, wanneer je een notitie maakt, deze ook duidelijk is voor de meest ongeconcentreerde en energieloze versie van jezelf in de toekomst. Een punt wat ikzelf nog wel eens vergeet, en dan open je de notitie:

Het koste toch enige moeite om me weer voor de geest te halen waar deze notitie over ging, wat de context was… nadat het kwartje weer was gevallen heb ik deze alsnog toegevoegd…
De context waarom je iets wilt bewaren is dus belangrijk om toe te voegen, zodat een latere jij ook nog weet waarom je deze notitie, of dit artikel hebt willen bewaren.

Je Inbox is geen to-do lijst

Alles wat je verzameld is niet perse alles wat je moet doen. Je inbox is dus GEEN to-do lijst.!! De enige functie van een inbox is dat deze de informatie verzameld, net als een gewone postbus. Maar als je daar niets aan doet, dan raakt deze overvol en mis je alsnog die belangrijke afspraak of betalingsdeadline. Het is dus zaak om deze inboxen ook regelmatig te verwerken, maar daarover een andere keer.

Conclusie

Om overzicht te krijgen in wat jij belangrijk vind om te onthouden moet je voor jezelf de plekken duidelijk hebben die de informatie bevatten die jij belangrijk vind, jouw INBOX(EN).
Maak voor jezelf een notitie waar je welke informatie bewaard 🙂. Je kunt deze dan gebruiken tijdens je weekly review om de plekken te controleren op items waar je wat mee moet doen.