Het verwerken van je inboxen is een essentiële taak, vergelijkbaar met het legen van je fysieke brievenbus. Of het nu gaat om je e-mail, fysieke brieven, foto’s, of online opgeslagen informatie, deze inboxen moeten regelmatig worden geleegd en georganiseerd. Geobsedeerd door het idee van “Inbox 0” is het in de huidige tsunami van informatie lastig om alle inboxen te legen. Om toch regelmatig te kijken naar alles wat ik overal verzamel heb ik een systeem bedacht.
Hieronder vind je een stappenplan om al je inboxen te verwerken en zo een georganiseerde levensstijl te behouden.
Verwerk dagelijks: je brievenbus
Om je fysieke brievenbus te beheren, kun je de volgende stappen volgen:
- Haal een NEE/NEE of NEE/JA sticker om reclamemateriaal buiten de deur te houden.
(Dit scheelt niet alleen onnodig papier, maar je wordt ook niet verleidt tot het kopen van dingen die je eigenlijk niet nodig hebt) - Gooi direct weg wat je zeker niet meer nodig hebt.
- Leg de rest in je Fysieke Inbox voor latere verwerking.
Verwerk wekelijks: je email box(en)
Wanneer je jezelf al een routine hebt aangeleerd van de weekly review. Is dit het moment om door je email te gaan.
Om je e-mailinbox te beheren, kun je de volgende aanpak gebruiken:
- Inbox 0: Probeer dagelijks je e-mails te verwerken.
Dit betekend niet dat je alles gelijk moet doen. Maar zorgt er wel voor dat je weet wat er speelt (en wat je gelijk weg kan doen) - Gebruik mappen: Maak gebruik van mappen zoals Inbox, Archief, Nieuwsbrieven, en Reclame om je e-mails te organiseren.
Persoonlijk maak ik alleen maar gebruik van bovenstaande mappen. Waarbij reclame bijna altijd gelijk weg kan. - Timer instellen: Zet een timer om jezelf te beperken bij het legen van je inbox.
Zeker wanneer je veel mails ontvangt zie je misschien door de bomen het bos niet meer. Zet een timer en ploeg door je berichten zelfs met 5 minuten kun je al veel wegwerken. - Prioriteer urgente e-mails: Als je veel ongelezen e-mails hebt en weinig tijd, scan dan eerst op urgente berichten en laat deze staan, terwijl je de rest in een nieuwe map “nog te verwerken” plaatst.
Je kunt de zogenaamde “inbox failliet verklaring” toepassen. Waarbij je alles wat er nu in je inbox staat in een andere map plaatst, zorgt dat je de huidige mail bijhoudt en de “failliet map” langzaam doorploegt.
Let bij het legen van je e-mailinbox op de volgende punten:
- Is het een nieuwsbrief?
Lees het direct en neem eventuele actiepunten op je to-do-lijst voordat je de mail verwijdert of archiveert. - Is de mail voor jou bedoeld?
Voeg acties toe aan je to-do-lijst en tag de e-mail met “Actie” voordat je deze archiveert (voor snel terugvinden). - Bevat de mail een datum met een deadline?
Voeg deze datum toe aan je kalender en voeg eventuele acties toe aan je to-do-lijst.
Verwerk wekelijks: je fysieke boxen
Om je fysieke inboxen te beheren, kun je de volgende stappen nemen:
- Leeg je fysieke inboxen wekelijks door het bovenste item te pakken en te verwerken.
- Leg het item niet terug in de inbox en ga door totdat de stapel leeg is.
- Als de stapel erg groot is, scan dan snel op urgenties, maar bewaar de rest in een bak of zak voor later.
Verwerk wekelijks: je Bullet Journal
Blader wekelijks terug in je Bullet Journal om te zien of er nog informatie in staat dat op een andere plek verwerkt moet worden, zoals
- Actiepunten
- Agenda items
- Referentiematerial
- Notities
Verwerk maandelijks (of per kwartaal): je foto’s en online geclipte informatie
Tijdens de maandelijkse review (of minimaal per kwartaal) neem je de tijd om je foto’s op je mobiel door te nemen en online opgeslagen informatie te bekijken. Volg deze stappen:
- Foto’s verwerken: Bekijk je foto’s op je mobiel en bepaal welke de moeite waard zijn om te bewaren. Noteer de bijbehorende informatie die je moet verwerken.
- Geclipte informatie: Verwijder alles waarvan je niet meer weet waarom je het hebt opgeslagen. Zoals in Notion. Gebruik tags en categorieën om je informatie georganiseerd te houden.
Verwerk per jaar: alle andere inboxen
Neem eens per jaar de tijd om andere inboxen te bekijken, zoals opgeslagen berichten in je sociale media accounts, favorieten en leeslijsten in je browser. Volg deze stappen:
- Geef aandacht aan vergeten inboxen en verwijder wat niet langer relevant of nuttig is.
Conclusie
Door regelmatig al je inboxen te verwerken, kun je een georganiseerde levensstijl behouden. Volg dit stappenplan en integreer deze taken in je routine, bijvoorbeeld met behulp van regelmatige reviews. Een georganiseerde aanpak van je inboxen zal je helpen om stress te verminderen en productiever te zijn. Begin vandaag nog met het opruimen van je digitale en fysieke leven en geniet van de voordelen van een georganiseerde levensstijl!
Zelf gebruik ik op momenten dat ik merk dat ik “zinloos scroll” het moment op om bijvoorbeeld mijn foto’s uit te zoeken of wat mail weg te werken.
