Het verwerken van je inboxen waarin je al je informatie hebt verzameld. Dit is een klus die wel moet gebeuren, net als je fysieke brievenbus, ze moeten toch een keer worden geleegd. Maar wanneer leeg je de inboxen?

Verwerk dagelijks:

• je brievenbus
  Haal een NEE/NEE of NEE/JA sticker om reclamemateriaal buiten de deur te houden. Dit scheelt niet alleen onnodig papier, maar je wordt ook niet verleidt tot het kopen van dingen die je eigenlijk niet nodig hebt.
  Gooi gelijk weg (bij het oud papier) waar je zeker niets mee gaat doen en leg de rest in je Fysieke Inbox voor latere verwerking.

Verwerk wekelijks:

Wanneer je jezelf al een routine hebt aangeleerd van de weekly review. Is dit het moment om door je email te gaan.

… je email box(en)

Inbox 0 is iets wat in de Getting Things Done wereld wordt aangeprezen. Ervoor zorgen dat je je email bijhoudt kan een dagtaak zijn, maar een lege emailbox geeft wel een goed gevoel.
Persoonlijk maak ik gebruik van 3 extra mappen

• Je Inbox (de standaard)
• Een archiefmap
• Nieuwsbrieven
• Reclame

Zet een timer voor het legen van je emailbox. En voorkom dat je gelijk acties gaat uitvoeren. Heb je heeeeel veel emails in je inbox en weinig tijd, scan dan eerst naar de urgente mails die in je inbox zitten, laat deze staan en zet al het andere in een nieuwe folder : nog te verwerken. Dit zorgt ervoor dat het aantal email in je mailbox niet meer overweldigend aanvoelt en je toch nog terug kan kijken naar wat je nog niet netjes hebt verwerkt.

Let bij het legen op de volgende punten.

• Is het een nieuwsbrief?
  Is het een nieuwsbrief die je nog leest, waar je nog geïnteresseerd in bent? Zo nee, klik dan gelijk op de unsubscribe button. Zo ja, lees hem gelijk (aangezien dit meestel <5 minuten duurt) en schrijf eventuele actiepunten gelijk op je actielijst, verwijder daarna de mail.
  Mijn nieuwsbrieven verdwijnen via een regel in een eigen folder voor latere verwerking.
  Hetzelfde geld voor reclame (die eigenlijk gelijk verdwijnen in de prullenbak…)
  
• is de mail voor mij bedoelt?
  NEE
  Soms krijg je een algemene mail, er staan geen actiepunten in voor je en geen informatie in die voor jou belangrijk is . Deze mails kun je verwijderen (of in een archiefmap stoppen). Dit geld ook voor emails waar jou naam in de CC staat.
  JA
  Er staat een actie in die je moet uitvoeren: die zet je op je actielijst, de mail geef je een tag Actie en dan kan deze in je archiefmap.
  Er staat een datum in waarop ik iets moet doen of inleveren. De datum gaat in de kalender en een eventuele actie met een deadline op mijn actielijst.

..je fysieke boxen

De plek waar jij je brieven verzameld, magazines, en de “dingen waar je nog wat mee moet”.
Leeg deze plek wekelijks:

• pak het bovenste op en verwerk het, leg het niet terug en ga door totdat de stapel leeg is.

Ook hier geld, als het een hele grote stapel is, scan dan eerst snel of er iets urgents tussenzit, doe de rest in een bak of zak en verwerk deze op een later moment, neem het liefst dagelijks iets en in elk geval wekelijks zoveel mogelijk mee uit deze bak of zak om te verwerken. Dit voorkomt dat je telkens meerdere ‘inboxen’ moet legen.

.. je Bullet Journal

De weekly review is ook het moment om terug te bladeren in mijn Bullet Journal om te zien of er nog informatie in staat dat op een andere plek verwerkt moet worden: actiepunten, agenda items of (referentie) informatie.

Verwerk maandelijks (of per kwartaal):

Tijdens de maandelijkse review (of minimaal 1x per kwartaal) ga ik de volgende twee inboxen langs

.. je foto’s

• Bekijk je foto’s op je mobiel. Welke zijn de moeite van het bewaren waard? Welke informatie heb je gefotografeerd en wat is de plaats waar je dit moet verwerken?
• Maak een backup van je foto’s op een externe schijf (of in de cloud)

.. je online geclipte informatie

De informatie die ik in mijn Notion Database “Room of Requirement” (RoR) heb opgeslagen om op een later moment door te lezen of te verwerken moet ook op een nette manier worden verwerkt, anders gaat het hier om het “hoarden” van informatie.
Als ik niet meer weet waarom ik iets in mijn RoR heb opgeslagen kan het gelijk weg: A. als ik het nu al niet meer weet dan was het niet belangrijk en B. omdat het om online informatie gaat kom ik het vast nog wel een keer tegen als ik op zoek ga.

Hierbij gebruik ik de properties : “wat is het” – Artikel, Video, Blog etc en “waar is het voor“ – Ontspanning, Blog, Referentie, Online tool.

Verwerk per jaar

Alle andere inboxen, zoals opgeslagen berichten in je sociale media accounts, favorieten en leeslijsten in je browser. Geef ze af en toe wat aandacht, wie weet wat voor schatten je nog vind! Maar verwijder alles waar je geen nut meer in ziet.

Conclusie

Naast dat je dus moet weten welke inboxen belangrijk voor je zijn, is het ook belangrijk om regelmatig je inboxen te legen. Hoe belangrijker de inbox voor jezelf is, hoe vaker je deze ook zult moeten legen en verwerken.
Zelf koppel ik dus het legen van mijn inboxen aan de regelmatige reviews die ik doe. Maar een melding in je agenda om je eraan te herinneren kan natuurlijk ook helpen.

Of pak in een moment van verveling in plaats van de standaard Instagram eens je opgeslagen berichten.