De GTD-methode bestaat uit vijf stappen: Capture, Clarify, Organize, Engage en Reflect. Elke stap is ontworpen om je te helpen overzicht en rust te creëren, zodat je met een helder hoofd aan de slag kunt.
Engage is de stap waarin je echt in actie komt. Nadat je in de stappen Capture, Clarify en Organize je taken en projecten hebt verzameld, verduidelijkt en geordend, is het tijd om echt iets te gaan doen…. Deze stap draait om het maken van bewuste keuzes over welke taken je op een bepaald moment gaat uitvoeren.
In plaats van te beginnen met de taak (van een ander) die het meeste naar je schreeuwt, heb je in de ‘Engage’ stap zelf duidelijk wat op dit moment belangrijk is. Dit is gebaseerd op je huidige energie, beschikbare tijd en prioriteiten. Hierdoor blijf je gefocust en zorgt ervoor dat je jouw belangrijkste taken niet uit het oog verliest. Het doel van Engage is om effectief en doelgericht te werk te gaan, zodat je het meeste uit je dag haalt.
Begin met de basis: Wat is een goed actiepunt?
Voordat je echt in actie kunt komen, moet je weten wat je precies moet doen. Hoe vaak heb je op je lijst gekeken en gedacht: wat bedoelde ik hiermee? Een goed actiepunt begint altijd met een werkwoord: bel Hans, schrijf e-mail, maak powerpoint af, ruim voorraadkast op. Door actiegerichte werkwoorden te gebruiken, geef je je brein het signaal dat er echt iets gedaan moet worden.
Dit klinkt misschien eenvoudig, maar het is een belangrijke stap om te voorkomen dat taken blijven liggen. Herken je dat je soms blijft hangen in vage gedachten, waardoor je niet in actie komt? Maak het concreet en actiegericht, zodat je brein meteen weet wat er van je verwacht wordt.
Dit is waarom stap 2 belangrijk is: Wat moet ik hiermee?
Doe je belangrijkste taken eerst
Nu je weet hoe je goede actiepunten formuleert, is het tijd om je dag te structureren. Begin elke dag met het kiezen van drie taken die je absoluut wilt afronden — dit zijn je Grote 3. Start met de belangrijkste taak. Heb je die afgerond? Dan is je dag al geslaagd!
Succesvolle mensen voltooien misschien niet altijd hun volledige lijst, maar ze zorgen er wel voor dat de belangrijkste dingen worden gedaan.
Na het afronden van de eerste taak, ga je verder met de tweede en derde. Geef jezelf een schouderklopje (of trakteer jezelf op een lekkere kop koffie ☕️!) als je ze allemaal hebt afgerond. Hoe zou het voelen om je dag af te sluiten met het gevoel dat je écht productief bent geweest?
Precies weten wat je wanneer kunt doen
Soms heb je een volle lijst, maar weet je niet precies welke taak je wanneer moet doen. Dat kan stress opleveren. Maar als je je taken goed hebt georganiseerd en hebt voorzien van contexten, weet je precies welke actie je op welk moment kunt uitvoeren. Heb je bijvoorbeeld in de ochtend meer concentratie? Dan is dat het moment om de ingewikkeldere taken aan te pakken.
Zo kun je ook inspelen op je energie en focus. Herken je dat je soms op de verkeerde momenten aan lastige taken begint? Door je taken te matchen met je energieniveau, voorkom je dat je vastloopt of dat taken blijven liggen omdat het “het verkeerde moment” is.
Met welke taak moet ik beginnen?
Vraag je je vaak af met welke taak je het beste kunt starten? Een goede vuistregel is om te beginnen met de taken die de meeste tijd, geld of energie kosten als je ze blijft uitstellen. Dit zijn vaak de taken die voor stress zorgen en je ’s nachts wakker kunnen houden. Door deze zo snel mogelijk af te handelen, creëer je ruimte en rust.
En blijkt het toch om een groter project te gaan? Schrijf het dan op je projectenlijst en bepaal welke kleine eerste stap je kunt zetten om het in beweging te krijgen. Kleine stappen leiden tot grote resultaten, en voor je het weet verdwijnt dat project (het probleem) van je lijst.
Dagelijkse onderhoudstaken
Naast je Grote 3 heb je ook terugkerende, dagelijkse klussen zoals e-mails beantwoorden, opruimen of wekelijkse rapporten. Deze taken kunnen al snel je dag opslokken. Herkenbaar? Een handige tip is om deze onderhoudstaken op vaste momenten in te plannen. Kies bijvoorbeeld elke dag rond hetzelfde tijdstip om je e-mail te checken of om je werkplek op te ruimen. Door hier een routine van te maken, merk je dat je minder tijd verspilt en sneller in een flow komt.
Plan je tijd: je kalender is je harde landschap
Hoewel de GTD-methode niet per se draait om gedetailleerde planning, is het in de praktijk vaak nodig om je tijd bewust te blokkeren voor je eigen taken. Zonder een planning heb je namelijk het risico dat je altijd brandjes aan het blussen bent voor anderen, in plaats van dat je aan je eigen acties (en doelen) werkt.
Zonder duidelijke tijdsblokken kan het zijn dat andermans prioriteiten de belangrijker worden en je eigen taken blijven liggen.
Je kalender is je harde landschap — vaste momenten zoals vergaderingen en afspraken. Dit zijn de ankers in je dag. Door inzicht te hebben in deze blokken, zie je hoeveel tijd je werkelijk overhoudt om aan je eigen doelen te werken.
Afspraken kosten tijd
Afspraken kosten vaak meer tijd dan alleen het uur dat je in de vergadering zit. Denk ook aan de reistijd, voorbereiding en de tijd om dingen af te ronden na de afspraak. Dit wordt vaak niet in de agenda geblokkeerd, maar het is belangrijk voor je gemoedsrust om dit wel te doen. Anders lijkt het alsof je veel tijd overhoudt, terwijl dit in werkelijkheid niet zo is. Hoe vaak merk je dat je agenda te vol is omdat je die extra tijd niet hebt ingecalculeerd?
Door al deze momenten te plannen, krijg je een realistischer beeld van de tijd die je hebt om aan je eigen werk te besteden.
Plan tijd voor jezelf
Merk je dat je eigen taken steeds naar de achtergrond verdwijnen? Maak dan een afspraak met jezelf. Blokkeer minimaal 90 minuten in je agenda om ongestoord aan je prioriteiten te werken. Dit is jouw tijd — behandel het als een belangrijke afspraak en zorg dat niemand die onderbreekt.
Hoe zou het voelen als je dit standaard in je week plant? Die tijd is van onschatbare waarde om echt werk te verzetten.
Vergeet de pauzes niet
Tenslotte, vergeet niet om pauzes in te plannen. We hebben allemaal de neiging om door te werken, maar even opladen zorgt ervoor dat je daarna veel productiever bent. Plan ook deze pauzes in je agenda, net zoals je buffertijd inplant voor onverwachte gebeurtenissen. Hoe vaak merk je dat een korte pauze je weer fris en scherp maakt?
Conclusie
Door deze aanpak toe te passen, zorg je ervoor dat je niet alleen goed georganiseerd bent, maar ook echt in actie komt en controle houdt over je eigen tijd. Zo voorkom je dat anderen jouw agenda overnemen en heb je aan het einde van de dag het bevredigende gevoel dat je de belangrijkste dingen hebt gedaan.
- Bepaal dagelijks je 3 belangrijkste taken (hou hierbij rekening met de afspraken in je agenda)
- Blokkeer tijd voor jezelf om gefocust aan je eigen taken te werken
- Plan extra tijd voor en na vergaderingen
- Vergeet niet je pauzes en buffertijd in te plannen
