Je werk organiseren of het organiseren van je leven en alles eromheen kan soms een uitdaging zijn. En als je een uitdaging hebt, zoek je een oplossing. Soms kan die oplossing in een bestaand systeem liggen, maar meestal is dit systeem niet op maat gemaakt. Gebruik deze 4 pijlers om te beoordelen of een systeem bij jouw manier van werken past of om je organisatiesysteem te verbeteren
Wat heb je echt nodig om je werk te organiseren?
Als je op zoek bent naar een systeem dat je kan helpen je werk makkelijker te maken, moet je eerst weten wat je probleem is. Wat heb je nodig? Wat moet het systeem oplossen? Als je weet wat je nodig hebt, kun je beter beoordelen welk systeem of welke software geschikt is voor jouw probleem. Een to-do lijst kan zowel analoog als digitaal zijn. Waar wil je het gebruiken? Hoe complex wil je het maken? De notitiefunctie op je telefoon of een speciaal kladblokje met alleen je to-do’s kan al de oplossing zijn.
Maak het jouw systeem om je werk te organiseren
Wanneer je het geschikte systeem hebt gevonden, is het nog niet helemaal klaar voor jouw gebruik. Je zult nog instellingen moeten aanpassen of dingen toevoegen die je met dit systeem wilt beheren. Dus schrijf alles op wat je in dit systeem wilt opnemen, of het nu in je kladblokje is of in je app. Dit systeem moet de oplossing zijn voor jouw probleem. Als je er maar half mee werkt, kun je geen goede beoordeling maken of dit systeem echt bij jou past.
Gebruik je systeem actief
Zorg ervoor dat je je nieuwe systeem actief gebruikt. Het duurt vaak even voordat een systeem helemaal naar wens is ingesteld en je gewend bent aan waar de knoppen zich bevinden, of hoe je het beste dingen kunt noteren, kortom, hoe je het beste kunt werken met het systeem.
Bekijk je systeem regelmatig
Neem regelmatig de tijd om je systeem te evalueren. Is dit echt de oplossing voor jouw probleem? Zo niet, ligt dat aan de indeling of is het systeem toch niet geschikt? Zelfs als dit het perfecte systeem voor jou is, kan het nog veranderen omdat je leven verandert. Dus als het systeem niet meer voor je werkt, ligt dat aan het systeem zelf of aan de manier waarop je het nu gebruikt?
Mijn systemen om mijn werk te organiseren
Op dit moment maak ik gebruik van de volgende systemen. Mijn vertrouwde Bullet Journal, dat altijd werkt en voor allerlei doeleinden gebruikt kan worden. Mijn tweede systeem is Notion. Hierin beheer ik langetermijnzaken en procesorganisatie, zoals doelen, planningen en lijsten. En sinds kort gebruik ik Obsidian voor mijn notities.
