Stap 3 van GTD, Organiseren, helpt je om de eerder verzamelde en verduidelijkte taken op de juiste plek te zetten. Dit is iets wat je voor een deel al automatisch doet: je zet afspraken in je kalender en dingen die moet doen op een to-do lijst.
GTD voegt daar wat lijsten aan toe, niet om het ingewikkeld te maken, maar om overzicht te krijgen en te behouden. Het hoeft niet meteen perfect te zijn; een basisstructuur maakt al een groot verschil.
Laten we in het proces duiken!
De Basis van Taakorganisatie: Categorieën en Lijsten
Nadat je alle taken hebt verzameld en verduidelijk, is het tijd om ze te organiseren in lijsten. Ik heb ze in de vorige blog al even genoemd. Deze lijsten geven je houvast en zorgen ervoor dat je altijd weet wat er moet gebeuren, wanneer je ergens aan moet werken, en wat je kunt loslaten (voor nu).
Hier zijn de belangrijkste categorieën:
Direct Doen: taken < 2 minuten
Kleine taken die minder dan twee minuten duren, doe je direct. Waarom? Omdat het meer energie kost om ze te plannen en te organiseren dan om ze gewoon af te ronden. Dit levert pure tijdwinst op.
Projectenlijst: Hou het Grote Overzicht
Acties die uit meerdere stappen bestaan, noem je projecten. Deze projecten kunnen variëren van ‘de website vernieuwen’ tot ‘een vakantie plannen’. Ze verdienen een eigen lijst omdat ze je een totaaloverzicht geven van alles wat je moet doen om tot een bepaald eindresultaat te komen.
Een project kan je namelijk niet doen, acties wel.
Persoonlijk gebruik ik de term project voor “acties die uit meerdere stappen bestaan en niet binnen 1 dag afgerond zijn”. Zo voorkom je dat kleine taken zoals ‘brief op de bus doen’ op je projectenlijst belanden. (Als je de brief al hebt en de postzegel is gekocht, zijn er weliswaar meerdere stappen, maar niet genoeg om het als een project te beschouwen. Kies de definitie die het beste bij jou past.)
Next Action Lijst: voor je Echte To-Do’s
Dit zijn de acties die je daadwerkelijk kunt ondernemen, dus geen vage to-do’s als “uitzoeken”, maar “Zoek locatie voor verjaardag X”.
Het zijn dus de acties die direct zou kunnen uitvoeren – de échte to-do’s.
Agenda: Basis van je Tijdgebonden Activiteiten
Sommige acties hebben een specifieke dag of tijdstip nodig, zoals een afspraak of een taak die je op een bepaalde dag wilt doen. Deze zet je in je agenda. Houd je agenda simpel en gebruik deze alleen voor taken die écht tijdsgebonden zijn. Voorkom dat je taken plant in je agenda die je telkens doorschuift omdat je er niet aan toe bent gekomen.
Je agenda is je “harde landschap”: wat hierin staat, staat vast en je kunt er moeilijk mee schuiven.
Extra lijsten voor Rust en Overzicht
De volgende lijsten zijn handig als je al veel op je projectenlijst of actielijst hebt staan. Door extra onderscheid aan te brengen tussen dingen die je nu kunt doen en dingen die (nog) niets van je vragen, creëer je rust en overzicht.
Wachten op: Blijf op de Hoogte
Dit is de lijst voor alles waarbij je afhankelijk bent van iemand anders. Heb je iemand bijvoorbeeld om feedback gevraagd, dan noteer je dit onder ‘wachten op’. Zo weet je precies van wie of wat je nog iets verwacht en kun je het gemakkelijk terugvinden bij je wekelijkse review (waar we later in de serie op terugkomen).
Ook gedelegeerde taken en verwachte leveringen (zoals pakketjes) staan hierop. Zet er een verwachte datum bij, zodat je het kunt opvolgen.
Someday/Maybe: Ideeën voor de Toekomst
Deze lijst is voor ideeën en projecten die misschien ooit van pas komen, maar nu nog geen directe actie vereisen. Dit voorkomt dat je to-do lijst of projectenlijst overvol raakt met dingen die op dit moment geen prioriteit hebben. Zoals “Pieterpad aflopen” of “Python leren”, die je graag wilt doen, maar niet per se nú.
Denk aan de context
In de GTD methode heeft men het ook over contexten. Deze contexten geven aan waar of wanneer je een taak kunt doen, zoals bijvoorbeeld @werk, @thuis, of @bellen. Door je taken te categoriseren op basis van context, kun je makkelijker schakelen en je productiviteit verhogen. In digitale tools zoals Notion kun je filters instellen op basis van deze contexten, zodat je precies ziet wat je nú kunt doen.
Tip: Gebruik fysieke en digitale tools
Een handige manier om georganiseerd te blijven, is door gebruik te maken van zowel fysieke als digitale tools. Zo kun je bijvoorbeeld je agenda digitaal bijhouden in tools als Google Calendar, waar je direct afspraken en deadlines kunt plannen (en agenda’s kunt delen).
Voor to-do-lijsten zijn apps als Notion ontzettend nuttig. Je kunt er lijsten in bijhouden, taken labelen met contexten zoals “@werk” of “@thuis”, en zelfs herinneringen instellen voor specifieke deadlines.
Stel dat je veel reist voor werk en taken onderweg wilt uitvoeren: maak dan een contextgebaseerde lijst, zoals @bellen, waarin je telefoontjes noteert die je kunt plegen terwijl je onderweg bent. Zit je in de trein, dan open je die lijst en zie je meteen welke telefoontjes je kunt afhandelen (tenzij je in de stiltecoupé zit, natuurlijk 🙂).
Soms is een fysiek notitieboek handig als je ideeën wilt opschrijven tijdens een brainstormsessie of een vergadering. Maar voor dagelijkse taken en deadlines zijn digitale tools vaak handiger, omdat ze je herinneringen kunnen sturen en je ‘altijd’ bij de hand hebt.
Realistisch Organiseren: continu verbeteren
Het belangrijkste om te onthouden bij deze stap is dat je systeem niet perfect hoeft te zijn. Organiseren is een continu proces en je zult merken dat je na verloop van tijd je lijsten aanpast aan je eigen manier van werken. Het enige wat je hoeft te doen is ervoor zorgen dat je een basisstructuur hebt waarmee je aan de slag kunt. Zodra die structuur eenmaal staat, kun je altijd finetunen.
Tot Slot
Het doel van deze stap in GTD is om helderheid en rust te creëren. Door je taken in de juiste lijsten te plaatsen en er regelmatig naar terug te keren, houd je grip op je taken en verantwoordelijkheden. Je weet precies wat er moet gebeuren en wanneer, zonder dat je alles in je hoofd hoeft te houden.
Onthoud, het doel is niet alleen om georganiseerd te zijn, maar om je te focussen op wat er echt toe doet in jouw leven. Begin vandaag nog met het creëren van de ruimte die je nodig hebt om je doelen te bereiken!
Klaar om meer rust en overzicht te krijgen? Begin vandaag nog met het organiseren van je taken in lijsten. Probeer bijvoorbeeld eens een context gebaseerde lijst voor @lezen aan te maken in je favoriete to-do-app en merk hoe je tijd efficiënt kunt gebruiken!
