*deze pagina bevat affiliatie links
Notion is een krachtige tool voor het managen van projecten, bijhouden van verantwoordelijkheden en realiseren van doelen. Maar moeten al deze zaken echt in aparte databases worden opgeslagen? Ik ben inmiddels van mening dat het niet hoeft. Laten we samen mijn nieuwe aanpak bekijken voor het gebruik van één projectendatabase in Notion.
Wat is een Project?
De definitie van een project verschilt voor iedereen. Toch is het van groot belang om voor jezelf, en voor eventuele samenwerkingen, helder te hebben wat je onder een project verstaat. Volgens David Allen, auteur van “Getting Things Done,” is een project simpelweg een reeks taken. Aan de andere kant beschouwt Charlie Gilkey, schrijver van “Start Finishing,” een project als alles wat tijd, energie en aandacht vereist om te voltooien.
Mijn conclusie: een project bestaat uit meerder actiepunten die niet in 1 dag afgerond kunnen worden.
Dit betekent voor mij niet dat alle projecten in een eigen projectendatabase komen. Met de sub-items kan een project dus ook bestaan uit een “hoofd-taak” met meerdere subonderdelen.
Maar dit gebruik ik alleen als het hele kleine “projectjes” zijn (1-dags projecten of <=3 actie stappen).
Oneindige Projecten
Laten we eens kijken naar wat ik processen noem: de “oneindige” projecten. Hieronder valt ook het huishouden, die ik volgens de Flylady methode doe. Ik beschouw ze als projecten omdat ze meerdere actiepunten hebben, maar zonder strikte deadlines. Ze lijken nooit echt “klaar” te zijn. In de wereld van productiviteit vallen deze “projecten” vaak onder “Area’s” of verantwoordelijkheden. Voor mij vallen ze gewoon onder de noemer “processen” in de database Projecten
Doelen als Projecten
In Leo Babauta’s boek “The Habit Guide” wordt het opbouwen van een gewoonte beschouwd als een project. Hierbij is het doel zelf het project, en de gewoonte moet (meestal) dagelijks worden uitgevoerd. Dit triggerde mij in het gebruik van mijn projecten database. Omdat ik graag wil versimpelen. En het moeten kijken naar verschillende databases (of views) ervoor zorgt dat ik vergeet regelmatig naar mijn doelen en bijbehorende doelstellingen te kijken (waardoor ik ze niet haal…)
Projecten en Hun Taken
Nu je een helder beeld hebt van je projecten, is het tijd om je acties te organiseren. Ik gebruik hiervoor een takenlijst in Notion, waarin elke taak een specifiek type heeft. Projecten (of processen) worden gewoon als “taak” geclassificeerd, terwijl doelen en de bijbehorende gewoontes het label “gewoonte” krijgen. Dit zorgt ervoor dat je in één oogopslag ziet wat er dagelijks moet gebeuren.
In de “Projecten” kun je zien welke “acties” je hebt uitgevoerd.
Conclusie
Voor effectief beheer van je verantwoordelijkheden, projecten en doelen heb je eigenlijk maar twee databases nodig in Notion. De benaming mag je zelf bepalen, maar ik houd het simpel: “projecten” en “taken.” Het onderscheid tussen deze drie categorieën wordt in Notion gemaakt met behulp van de eigenschap “Type,” waarbij je kunt kiezen tussen een project, proces, of doel. De gekoppelde takenlijst heeft ook een “Type”-eigenschap, waarin ik onder andere taak, afspraak en gewoonte gebruik. Deze structuur maakt het eenvoudig om bij te houden wat je hebt gedaan en om in elke pagina de benodigde informatie te verzamelen om te evalueren of je je doel of project op de juiste manier hebt afgehandeld.
Ben je nieuwsgierig naar meer tips over het effectieve gebruik van Notion in je leven? Neem gerust contact met me op of bekijk mijn andere blogposts over productiviteit en levensmanagement!
