In Notion kun je gebruik maken van databases, dat klinkt heel eng en nerdy, maar dat valt reuze mee! Maar wat is nu precies het verschil tussen een pagina en een database? En wanneer gebruik je wat? Dat ga ik je uitleggen!
Een pagina
Een pagina in Notion gebruik je om informatie op te schrijven die je niet wilt herhalen in je systeem of waarop je niet hoeft te filteren. Een voorbeeld van een pagina is je dashboard.
Je kunt ook databases plaatsen binnen een pagina door eerst de pagina te maken (sneltoets: /page) daarna de database toe te voegen (sneltoets: /data (en dan kiezen welk type)). Deze optie gebruik je vooral op je dashboards. Zodat je alleen ziet wat je wilt en moet zien
Databases
Databases zijn in feite verzamelingen van gegevens (of pagina’s). Met behulp van databases kun je gegevens gemakkelijk filteren en groeperen. Een voorbeeld van een database is bijvoorbeeld de “master task list,” waarin alle taken staan die je moet of wilt doen, deze kun je weer koppelen aan andere databases, zoals de database met de projecten.
Het voordeel van databases is dat je informatie kunt koppelen en filteren, waardoor je alleen zichtbaar hebt wat je op dat moment nodig hebt. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de taken van je werk zien als je op je werk bent en alleen die van thuis als je vrij bent.
Of alleen die taken van dat project.
Het aanmaken van een database
Met de sneltoets /data kun je (in een pagina) een database aanmaken. Wanneer je kiest voor Database Full page dan heb je van je pagina dus een database gemaakt. Kies je voor de optie Inline, dan voeg je de database toe aan de huidige pagina.
Mijn tip: maak een aparte pagina aan waarin je al je databases plaatst. Hierdoor heb je een overzicht van al je databases en kun je de pagina blokkeren om te voorkomen dat je per ongeluk een database verwijdert. Vanuit deze pagina maak je dan de gelinkte databases maken op alle plekken waar je ze nodig hebt, met de (gefilterde) informatie die je nodig hebt.
De verschillende properties en hun gebruik
Binnen een database kun je kiezen uit verschillende typen properties. Enkele voorbeelden zijn:
- #Number: voor het invoeren van cijfers, handig voor berekeningen zoals in een kasboek of het aantal gelezen pagina’s in een boek.
- ⌄ Select: een dropdown lijst waarbij je kunt kiezen uit één optie, zoals het lezen van een e-boek of een gewoon boek.
- Multi-select: vergelijkbaar met ⌄ Select, maar hier kun je meerdere opties kiezen, bijvoorbeeld een recept met pasta én kip.
- Date: voor het invoeren van data, handig voor de kalender of timeline optie.
- Person: voor het kiezen van een andere Notion-gebruiker waarmee je de database deelt.
- Files & media: voor het toevoegen van bestanden en media, zoals Instagramfoto’s.
- Checkbox: voor het afvinken van taken die je hebt gedaan.
- URL: voor het toevoegen van links.
- Email: voor het invoeren van e-mailadressen.
- Telefoon: voor het invoeren van telefoonnummers.
Daarnaast zijn er ook advanced properties, zoals Formula voor het gebruik van formules en Relation en Rollup voor het koppelen van gegevens tussen databases.
Filtering & Groepering
Met de ingevulde properties kun je sorteren en filteren in de database. Dit is belangrijk om niet de moed te verliezen als je veel taken, boeken of notities in de database hebt staan. Afhankelijk van hoe je de informatie wilt zien, kun je verschillende views aanmaken en daarop filtering toepassen. Deze views zet je in een pagina waardoor je altijd overzicht blijft houden op dat wat je belangrijk vind.
Met de optie om te groeperen, kun je nog specifieker laten zien wat je wilt zien. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de taken van vandaag in beeld laten zien, of je kledingkast op seizoen en kledingtype.
Templates
Met databases kun je ook gebruik maken van templates, die de inhoud van het database-item bepalen. Voor elk item kun je dus een eigen template hebben met andere inhoud. Dit zorgt ervoor dat elke pagina in eenzelfde database er toch anders uitziet en dat je bepaalde properties niet telkens hoeft te wijzigen.
Conclusie
Pagina’s gebruik je vooral voor de zogenaamde ” statische” informatie, informatie die niet snel veranderd.
Voorbeelden :
- overzichtspagina’s zoals dashboards
- informatie in een database element
Databases gebruik je voor dynamische informatie, informatie die je wilt filteren, of die snel veranderd.
Voorbeelden:
- verzamelingen, zoals boeken, taken, projecten.
- informatie die je wilt filteren, taken vandaag, boeken te lezen.
De mogelijkheden in Notion zijn groot, als je twijfelt tussen het gebruik van een pagina of een database, start dan met een pagina. Deze kun je altijd nog weer toevoegen aan een database.
Ik hoop dat je een klein beetje snapt hoe Notion met zijn pagina’s en databases werkt. Heb je nog een vraag, stel hem dan gerust!
Projecten in pagina’s afhandelen kan ook prima, kijk hier maar eens 😜.
Beginner in Notion, lees dan dit eerst.
