De Getting Things Done (GTD)-methode helpt je om de chaos in je leven te beheersen en controle te krijgen over je werk. Hier lees je hoe met mijn GTD in Notion setup dit ook kunt doen om je taken en projecten efficiënt te beheren.
Met deze Notion databases creëer je een betrouwbaar systeem waarmee je productiever werkt en altijd overzicht hebt. Dit is de manier waarop ik (vanuit de basis) werk.
Waarom Notion voor GTD?
Notion is een veelzijdige tool waarmee je eenvoudig je taken organiseert en je projecten beheert inéén omgeving. Of het nu gaat om dagelijkse to-do’s of lange termijn doelen, Notion biedt de perfecte mogelijkheid om alle onderdelen van GTD efficiënt toe te passen. Doordat je zelf alles vorm kunt geven kun je het zo opbouwen als je wilt.
Maar we beginnen met de basis.
Stap 1: vastleggen en verzamelen – je Notion Inbox Creëren
De eerste stap in GTD is verzamelen: alles verzamelen wat je aandacht heeft. Je hersenen zijn om te denken, niet om informatie op te slaan. Om een gevoel van rust en focus te bereiken, heb je een betrouwbaar systeem nodig om al die gedachten, ideeën en to-do’s vast te leggen.
In dit geval dus in Notion
Hoe maak je een Notion Inbox?
- Maak een centrale “Inbox”-pagina – Dit wordt je plek om alles te verzamelen.
- Leg alles vast – Noteer elke gedachte, taak of idee. Of het nu werkgerelateerd is, een boodschap of een nieuw idee.
- Zorg voor snelle toegang – Maak de inbox toegankelijk op al je apparaten, bijvoorbeeld door deze met een Widget op je homescreen te zetten.
- Minimaliseer verzamelpunten – Notion is waarschijnlijk niet je enige inbox (denk aan e-mail), maar probeer het aantal plekken waar je informatie verzamelt te beperken. (Of zorg dat je ze allemaal op 1 punt verzameld om ze te verwerken.)
Waarom werkt dit?
Door alles vast te leggen, hoef je minder te onthouden en kun je je beter focussen op wat er echt toe doet.
Overige Databases
Voor de basis GTD workflow heb je nog de volgende databases nodig:
(als je dit nog niet hebt, lees eerst door tot het einde 😉)
- Taken
- Projecten
- Resources
- evt. Verantwoordelijkheden
Stap 2: Verduidelijken – Je Inbox-items verwerken
Zodra alles in je inbox staat, moet je verduidelijken wat het betekent. Anders blijft het een onoverzichtelijke lijst. En niet alles is wat je denkt wat het is.. soms is het niet meer belangrijk en kan het gewoon weg!
Hoe verwerk je je inbox?
- Loop regelmatig je inbox door (minimaal één keer per week) en stel jezelf de vraag: “Wat is dit?”
- Is het uitvoerbaar?
- Ja
→ Wat is de eerstvolgende actie? Maak er een duidelijk actiepunt van en verplaats het naar takenlijst(Notion-database) (zie image) - Nee
→ Is het een project? Heeft een taak meerdere stappen? Geef het een duidelijke projectnaam en verplaats het naar je Projecten. Bepaal vervolgens de eerstvolgende actie en voeg deze als taak toe (via de template in Projecten).
→ Is het referentiemateriaal? Geef het een duidelijke naam en verplaats het naar je resources.
- Ja
TIP: door al je databases op een bepaalde manier een naam te geven vergis je je niet in een pagina of een database.
Bijvoorbeeld, als ik Taken als een losse pagina heb en een database met dezelfde naam, noem ik de database #Taken en de pagina ‘Taken’.
Stap 3: Organiseren
Zodra van alles duidelijk is wat het is, kun je het verder organiseren in Notion. Je doorloopt je takendatabase, projectendatabase en eventueel resourcesdatabase. Voeg taken toe aan je projecten en koppel projecten of taken aan relevante resources en verantwoordelijkheden (de related databases).
Voor alle taakgerichte databases (tenminste, als je een externe werkplek hebt) is het handig om een selectie property toe te voegen met plek, en te gebruiken voor de plek waar je bent. Zo kun je filteren op de plek waar je taken kunt uitvoeren.
Andere statussen (Property Status) die je kunt aanmaken en gebruiken zijn:
- Wachten op → Moet iemand anders iets doen? Gebruik een “Wachten op” tag en stel een due date in. Zodat je een trigger hebt om op te volgen.
- Ooit/Misschien → Geen actie nodig, maar wil je het bewaren? Geef het de status “Ooit/Misschien”. Deze status kun je zowel in je takendatabase als je projectendatabase gebruiken. Dit zijn de items die je niet wil wegdoen, maar die op dit moment ook niet actief zijn. Bekijk ze af en toe en bepaal of ze alsnog weg kunnen of actief gemaakt kunnen worden.
Met filters houd je je actieve lijsten overzichtelijk en verlies je geen ideeën.
Stap 4: Review – Houd je systeem up-to-date
- Controleer regelmatig je lijsten en update waar nodig.
- Vink taken af die je hebt gedaan, projecten die zijn afgerond.
- Voeg eventueel missende gegevens toe.
- Wat werkt wel en niet (voeg properties toe die je mist in je workflow of maak speciale pagina’s aan met de informatie die je nodig hebt)
- Plan je werk vooruit door een doe-datum toe te voegen en/of taken in je agenda te zetten. Doe dit om tijd vrij te plannen om de acties te kunnen uitvoeren, want waarschijnlijk gebruik je je (digitale) agenda ook.
Stap 5: Doen – Tijd om actie te ondernemen
Met deze GTD-setup in Notion heb je alle bouwstenen om georganiseerd te werken: je taken-, projecten- en resources-databases vormen de basis. Wil je een compleet overzicht? Dan kun je zelf een pagina als dashboard maken waarin je deze databases samenbrengt op één overzichtelijke pagina.
- Takenlijst → Geeft inzicht in je openstaande acties.
- Projectendatabase → Laat zien hoeveel projecten er lopen en wat de status is.
Extra tip: Begin taken altijd met een werkwoord (bijv. “Stuur e-mail naar X”) zodat ze direct uitvoerbaar zijn, dat vind je brein fijn.
Conclusie: Productiever werken met GTD in Notion
Door GTD in Notion op deze manier toe te passen, creëer je een systeem dat je helpt om taken en projecten efficiënt te beheren. Dit zorgt voor meer overzicht, minder stress en een hogere productiviteit.
Wil je direct beginnen? Dupliceer mijn Notion-databases en start vandaag nog met je GTD-setup!
Met de code “ik_lees” kun je deze gratis downloaden.
Wil je meer weten over hoe je Notion effectief gebruikt? Lees dan deze blog over Notion-databases.
Of over de horizonnen van focus: Opstijgen in de GTD Horizonnen: Van Dagelijkse Chaos naar Duidelijke Levensdoelen
