Stress, chaos, en constante gedachten die door je hoofd spoken—herkenbaar? Voor veel van ons is het dagelijks leven een wirwar van verantwoordelijkheden en to-do’s. Alles in je hoofd proberen te houden is uitputtend en vaak niet effectief. Gelukkig is er een methode die kan helpen: Getting Things Done (GTD). In deze serie over GTD starten we met de eerste en misschien wel belangrijkste stap: verzamelen—of zoals David Allen het noemt, “capturen”. Deze stap kan het verschil maken tussen een overvol hoofd en een gevoel van rust.
Waarom verzamelen we?
“O ja, ik had X nog moeten bellen! Wanneer was die pubquiz ook alweer waar ze het over hadden? Weer melk vergeten te kopen. Die leuke uitspraak van Y—wanneer zei hij dat ook alweer? ” Klinkt dit herkenbaar? Dat je hoofd overloopt van de dingen die je had moeten doen en nog wilt doen? In mijn eerdere blogs heb ik het gehad over declutteren, maar wist je dat je dit ook kunt doen met je hoofd? Dit is namelijk de eerste stap van David Allen’s GTD-methode: Capture, oftewel het verzamelen van alles wat je aandacht heeft.
Ons brein is geweldig in het bedenken van ideeën, plannen en oplossingen, maar niet zo goed in het onthouden ervan. Onderzoek 1 laat zien dat we maar ongeveer vier dingen tegelijkertijd kunnen onthouden. Dat is niet veel! Wat doen we dan? We proberen te multitasken en alles in ons hoofd te houden, wat resulteert in mentale clutter. Vergelijk je brein eens met een computer: als er te veel tabbladen openstaan, wordt alles traag en inefficiënt. Daarom is het zo belangrijk om die ‘open tabbladen’ te sluiten door alles op te schrijven en uit je hoofd te halen.
Wat betekent ‘verzamelen’ in GTD?
Verzamelen betekent simpelweg dat je alles wat je aandacht trekt of wat je nog moet doen, vastlegt in een systeem buiten je hoofd. Dit kunnen ideeën zijn, taken, verplichtingen, maar ook persoonlijke projecten. Het doel is om je brein te ontlasten en een plek buiten je hoofd te creëren die je kunt vertrouwen. Zo creëer je rust en focus op wat echt belangrijk is, zonder dat je steeds dingen hoeft te onthouden.
In deze stap gaat het erom dat je letterlijk álles—maar dan ook echt alles—wat in je hoofd rondspookt, opschrijft of in een app noteert. Van werkgerelateerde taken tot kleine klusjes zoals die kapotte lamp, verjaardagen die eraan komen, mensen die je wilt bellen, of zelfs dat ene gesprek van vandaag dat je is bijgebleven.
Waarom moet je alles opschrijven?
Het constant onthouden van al deze losse gedachten kost veel energie. Onze hersenen zijn namelijk niet ontworpen om grote hoeveelheden informatie te onthouden. In plaats daarvan zijn ze veel beter in het oplossen van problemen en analyseren van informatie. Als je hoofd vol zit met dingen die je moet onthouden, blijft er minder ruimte over om helder te denken en goed te functioneren. Door alles te verzamelen, geef je je brein de ruimte om zich te concentreren op wat belangrijk is.
Zoals David Allen zegt: “Gebruik je hoofd om over dingen na te denken, in plaats van aan dingen.” Dit kleine verschil kan een groot effect hebben op je productiviteit én je gemoedsrust.
Waarin verzamel je?
Het maakt eigenlijk niet uit waarin je verzamelt, zolang het maar aan deze eisen voldoet:
- Het is makkelijk in gebruik.
- Het is snel toegankelijk.
- Het is altijd binnen handbereik.
Zelf gebruik ik bijvoorbeeld een combinatie van mijn bullet journal en mijn telefoon (onder notities), maar kies vooral iets wat voor jou werkt. Zolang het systeem eenvoudig is en je het consistent gebruikt, maakt het niet uit welk hulpmiddel je kiest.
Hoe werkt het verzamelen?
Schrijf alles op
Wanneer iets in je opkomt, schrijf het direct op. Je hoeft op dat moment nog niet te beslissen wat het precies is of wat je ermee gaat doen. Het belangrijkste is dat je het vastlegt, zodat je brein er niet meer mee bezig hoeft te zijn. Denk aan de plek waar je dit opschrijft als een ‘container’—een notitieboek, een app of je e-mail inbox.
Minimaliseer het aantal containers
Hoe minder plekken je hebt om dingen te verzamelen, hoe makkelijker het wordt om overzicht te houden. Probeer het aantal ‘inboxen’ beperkt te houden. En nog belangrijker: zorg dat je ze regelmatig leegt. Net als een overvolle prullenbak is een volle container onbruikbaar. Dit komt in latere stappen van GTD uitgebreider aan bod.
De kracht van de braindump
Je hebt vast wel eens van de term braindump gehoord. Dit is dé manier om je hoofd leeg te maken. Ga even zitten met pen en papier (of een digitaal hulpmiddel), zet een timer voor 5 tot 10 minuten, en schrijf alles op wat in je opkomt. Het maakt niet uit of het logische gedachten zijn of niet. Filter niks, organiseer niks—dump het gewoon!
Sommigen noemen het ook wel een mindsweep, wat misschien wat vriendelijker klinkt, maar het doel is hetzelfde: je gedachten schoonmaken.
Wat komt er op deze lijst te staan?
Taken die je moet doen, afspraken die je moet maken, dingen die je nog moet kopen, telefoontjes, interessante quotes, iets wat iemand tegen je zei, iets wat je kind zei—letterlijk alles wat er in je opkomt. Door alles te verzamelen, voorkom je dat je brein belast blijft met zaken die het steeds opnieuw naar voren haalt.
Waarom is je hoofd leegmaken belangrijk?
Wanneer je alle losse eindjes uit je hoofd haalt, creëer je rust. Het geeft je de vrijheid om je te focussen op de dingen die er echt toe doen, zonder dat je wordt afgeleid door alles wat je nog moet doen. Dit zorgt voor minder stress en meer energie, omdat je niet meer alles zelf hoeft te onthouden.
Een groot voordeel van deze stap is dat je ook beter kunt beslissen wat je met al die dingen moet doen. In je hoofd lijkt namelijk alles even belangrijk. Hoe meer informatie je probeert vast te houden, hoe moeilijker het wordt om je prioriteiten te bepalen. Dit kan leiden tot stress en een gevoel van overweldiging. Uiteindelijk kost dit meer energie en kan het zelfs je zelfvertrouwen ondermijnen, omdat je constant het gevoel hebt dat je iets vergeet of achterloopt.
Een kleine actie met grote impact
Of je nu je gedachten verzamelt in een bullet journal, op je telefoon, of in een app, het idee blijft hetzelfde: regelmatig, ten minste één keer per week, deze lijst(en) doornemen en verwerken. Je hoeft niet meteen alles te doen wat erop staat! Eerst verzamelen, daarna organiseren (daar gaan we het volgende week over hebben).
Hoewel de lijst die je hebt gemaakt in eerste instantie overweldigend kan aanvoelen, zal het opschrijven van alles op een vaste plek je helpen om je rustiger en georganiseerder te voelen. Dit is de basis voor een productiever, overzichtelijker leven.
Dus pak je bullet journal of notitieboek erbij, zet een timer voor 5 tot 10 minuten, en begin met het legen van je hoofd. Je zult merken hoeveel rust en ruimte het je geeft om daarna ook écht aan de slag te gaan met de dingen die ertoe doen!
1) Cowen 2001
